Правила ведения счетов фактур. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. При создании документа стоит учесть такие нюансы

Как правильно заполнить журнал учета счетов-фактур и для всех ли такая обязанность существует? Какие правила действуют в 2019 году?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для осуществления контроля начисленных и принятых к вычетам сумм НДС, представителям Налоговой инспекции необходим такой документ, как журнал учета счетов-фактур.

Поэтому компаниям стоит разобраться с правилами составления и подачи отчетности. Рассмотрим основные нюансы подготовки бумажного и электронного журнала учета счетов-фактур.

Основные моменты

Что такое счет-фактура и для чего нужен журнал учета таких бланков? Перед кем возникает обязательство вести документ? Какие нормативные акты помогут разобраться в данных вопросах?

Понятие

Законные основания

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур

Счета, что были выданы и получены, стоит отражать в журнале, о чем говорится в статье 169 п. 3 НК. Вести стоит только один журнал, который состоит из двух разделов.

При создании документа стоит помнить такие правила:

регистрировать счета следует, придерживаясь хронологической последовательности:

помимо обычных бланков, стоит регистрировать и те, которые представлены в электронном формате, а также корректировочного типа.
допускается ведение на бумаге или электронных носителях.
хранить журналы за прошедшие годы стоит не менее 4 лет.
если предприятие имеет обособленное подразделение, оно должно вести только один общий журнал.

Где можно взять бланк?

Бланк журнала можно скачать на одном из многочисленных сайтов.

Выглядит документ так:

Если вы будете заполнять документ в 1С, то бланки с данными будут сформированы автоматически на основании введенных сведений.

Структура документа

Журнал составляется в двух разделах:

В первой части регистрируют такие счета:

На реализацию продукции	И передачу на безвозмездной основе
На авансовые платежи	—
На суммы, что были получены от покупателей	Которые связаны с оплатой продукции (штраф и т. д.)
На суммы, которые выставлялись лицами, что приобретают продукцию у продавца	При возврате товара, что был поставлен на учет
На СМР для личного пользования или на продукцию	Что была передана для личных потребностей
Счета-фактуры, что были составлены налоговыми агентами	При покупке товара у иностранной фирмы, при аренде муниципальных и государственных объектов

Вторая часть используется для регистрации счетов:

которые получены при возврате товара, что был принят на учет от покупателей;
по купленной продукции;
что были получены от продавцов на суммы авансов.

Не нужно регистрировать во 2 разделе такие счета-фактуры:

которые выписаны самым предприятием;
корректировочные бланки при предоставлении скидки;
счета, что выписывал налоговый агент;
авансовый счет у продавцов.

Не отражаются данные:

о таможенных декларациях;
о перечислении НДС при ввозе товара;
бланках строгой отчетности, что связаны с затратами на ;
бухгалтерских справках, что формируются по налогу, который был восстановлен;
справках на передаче имущественного объекта в уставной капитал.

Порядок формирования

При создании документа стоит учесть такие нюансы:

Когда счет-фактура выставляется	Ему присваивают номер в соответствии с очередностью в журнале
В шапке журнала учета	Отражают сведения о счетах-фактурах
2 экземпляр счета-фактуры	Подшивается в документе
Если возникает надобность начислить сумму в бюджет	Сведения о счетах переносятся в Книгу продаж
Покупатель ведет журнал	В котором отражаются полученные оригиналы счетов, продавец ведет учет выставленных бланков, причем сохраняют второй экземпляр
Покупателем должна заполняться такая документация	По мере того, как поступают счета от продавца, а продавцом – придерживаясь хронологии

Пример заполнения

Даже в том случае, когда в налоговом периоде счета-фактуры не выставлялись и не были получены, журнал учета все равно составляется – заполняют шапку, ставят подпись и заверяют у руководства.

Рассмотрим, какие данные отражают графы документа:

1	Отражение порядкового номера
2	Число, когда счет выставлен/получен. В первом разделе не указывается, если сформированные бланки контрагентам не передавались
3	Код вида по операциям в соответствии с Приказом федерального налогового органа
4	Указывают номер и дату обычного вида
5	Сведения о корректировочном счете-фактур
6	Данные исправленных бланков
7	Сведения о правках, внесенных в корректировочный счет
8	Название контрагента
9	ИНН, КПП покупателей или продавцов
10-12	При проведении посреднической операции (название лица, ИНН, КПП, 12 в разделе 1 – номер и число счета продавцов/субагентов, во второй части – код вида сделок)
13	Валюта
14	Цена продукции с НДС для счета обычного типа
15	Отражается размер налога (относительно обычного счета-фактуры)
16-19	Заполняются при наличии корректировочного счета-фактуры (снижение цены с НДС, суммы уменьшения, увеличения цены с НДС, суммы увеличений)

Как сшивать журнал?

Журнал учета счетов-фактур стоит прошнуровать и проставить номера. Если фирма ведет документ в бумажном виде, его следует распечатать, скрепить печатью.

Далее документ заверяется у руководства организации. Для передачи в электронном виде стоит поставить подпись электронного типа. Необходима она для проведения в налоговом органе .

Подшить счета более удобно в том порядке, в котором они вносились в . Подтвердит дату получения счетов, что входят, регистрация входящих писем и конверты с почтовой отметкой.

Дата поступления счета в электронном виде – поступление операторам, что отражается в специальных извещениях электронного оборота документации.

Часто возникающие нюансы

Каких правил комиссионерам и посредникам придерживаться? Проанализируем особенности составления отчетности в виде журнала.

Нюансы для комиссионеров

При условии, что комиссионерами приобретается что-либо для комитентов от своего имени, договор будет составляться между комиссионерами и лицами, что продают товар.

При выполнении своих обязательств комиссионером должен выдаваться счет-фактура, который получают, фиксируют и сохраняют в журнале учета таких документов (пункт 4 порядка составления журнала).

Если счет предоставляется на приобретенную продукцию от себя, основанием для чего послужили сведения счетов от продавцов, комиссионером сохраняется свой бланк также в журнале.

Комиссионер также должен учесть:

Необходимо предоставить бланки комитентам на вознаграждения	Которые получает комиссионер. В таком случае готовится 2 счета – на продукцию и на вознаграждение. Если такие факты отражаются в одном бланке, то стоит использовать разные строки
Счет-фактура, что был получен от продавцов	Не должен регистрироваться в Книге покупок (пункт 11 порядка ведения журнала)
Счет, что был выставлен комиссионером на имя комитентов	В Книге по продажам первого должны отражаться только относительно сумм вознаграждения комиссионерам (пункт 24)
Счета, что составлялись комитентами с учетом сведений	Полученных от комиссионеров, и передавались комиссионерам, также должны регистрироваться в журнале

Комитент обязан сохранять те счета-фактуры, что были получены от комиссионеров в журнале, а также должен зарегистрировать такие бланки в Книге покупок.

При посреднической деятельности

К таковым также относятся и экспедитор, застройщик, что не участвует в осуществлении подрядных работ.

Обязательство по ведению журнала сохраняется в независимости от применяемого режима налогообложения или того, относится ли посредник к плательщикам налога на добавленную стоимость.

Такие правила оговорены в ст. 169 п. 3, . Не формируется журнал учета счетов фактур с 2019 года в следующем случае.

Торговая фирма, что продает товар в розницу, не должна выставлять счета-фактуры при его продаже гражданам ().

Вместо этого выдаются чеки и иные , да и надобности в выставлении НДС нет. Итак, при реализации товара третьему лицу в соответствии с договором посреднического характера, вести журнал нет необходимости.

Если осуществляется иная посредническая деятельность, то обязательство по заполнению журнала сохраняется ().

Для чего нужно посредникам вести журнал учета такой отчетности? Для того, чтобы представить сведения о проведенных операциях налоговому органу.

Такие данные позволят инспектору выяснить, к примеру, соответствует ли размер начисления, определенного комитентом при реализации продукции, размерам налога, который покупатель будет возмещать из бюджета.

Регистрируются счета-фактуры:

В журнал не вносятся сведения счетов-фактур о своем вознаграждении.

Как быть упрощенцам

Есть ряд случаев, когда упрощенцы должны выставлять счета-фактуры и, соответственно, вести журнал учета таких документов. Фирма на УСН – налоговый агент по .

Счет-фактура является важным формальным документом, служащим основанием для принятия предЪявленных сумм НДС к вычету или возмещению.

Наличие счета-фактуры и правильное его заполнение является необходимым условием для вычета либо возмещения НДС.

Ведь в соответствии со статьей 169 НК РФ счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 указанной статьи НК РФ, не могут являться основанием для принятия предЪявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

Таким образом, законодатель фактически возложил на покупателя контроль за продавцом по двум направлениям:

1) составление счета-фактуры в установленном порядке;

2) выставление счета-фактуры в установленном порядке.

Причем в таком контроле заинтересован именно покупатель, поскольку только его экономические интересы будут ущемлены в случае выявления налоговым органом нарушений установленного порядка.

ФОРМАЛЬНЫЕ ПРИЗНАКИ ПРАВИЛЬНО ЗАПОЛНЕННОГО СЧЕТА-ФАКТУРЫ

Эти признаки указаны в Налоговом кодексе РФ и в Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Правила ):

1) у покупателя должен быть в наличии оригинал счета-фактуры.

В письме МНС РФ от 23.11.97 N ПВ-6-03/393 "О счетах-фактурах" отмечалось, что в целях предотвращения необоснованных выплат из бюджета по фальшивым счетам-фактурам не допускается применение их факсимильных копий (по факсу, электронной почтой и т.п.);

2) должны быть заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, установленные пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ. Это:

1) порядковый номер и дата выписки счета-фактуры.

Порядок нумерации счетов-фактур (в отличие от отмененного постановления Правительства РФ от 29.07.96 N 914 "Об утверждении Порядка ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость") Правилами не установлен. Поэтому организации могут нумеровать счета-фактуры по своему усмотрению;

2) наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

3) наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя.

Наименование продавца, грузоотправителя, грузополучателя и покупателя, а также место нахождения покупателя и продавца должны быть указаны в соответствии с их учредительными документами . Вместе с тем для грузоотправителя (если продавец и грузоотправитель не одно и то же юридическое лицо) может быть указан фактический адрес, а для грузополучателя приводится почтовый адрес.

В случае, когда отсутствуют понятия грузоотправителя и грузополучателя (например, при оказании услуг), в соответствующих строках ставится прочерк (письмо МНС РФ от 21.05.01 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость");

4) номер платежно-расчетного документа.

Он ставится в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

5) наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

6) количество (обЪем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

7) цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;

8) стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога;

9) сумма акциза по подакцизным товарам.

При реализации подакцизных товаров и (или) подакцизного минерального сырья , операции по реализации которых в соответствии со статьей 183 НК РФ освобождены от налогообложения, счета-фактуры выписываются без выделения соответствующих сумм акциза. При этом на указанных документах делается надпись или ставится штамп "Без акциза" (пункт 3 статьи 198 НК РФ);

У организаций, реализующих подакцизные товары, но не являющихся налогоплательщиками акцизов , нет оснований для выделения суммы акциза в счетах-фактурах (письмо МНС РФ от 10.04.01 N ВГ-6-03/284);

10) налоговая ставка;

11) сумма налога, предЪявляемая покупателю товаров (работ, услуг), определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

При реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых в соответствии со статьей 149 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения), а также при освобождении налогоплательщика в соответствии со статьей 145 НК РФ от исполнения обязанностей налогоплательщика расчетные документы, первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп "Без налога (НДС)" (пункт 5 статьи 168 НК РФ);

12) стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг) с учетом суммы налога;

13) страна происхождения товара;

14) номер грузовой таможенной декларации.

Свободные строки подлежат обязательному прочерку (пункт 2.9 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 N 105).

3) счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером.

Разрешается также подписывать счет-фактуру иным должностным лицам организации, но в этом случае таковые лица должны быть перечислены в приказе по организации.

Если руководитель организации на основании подпункта "г" пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учета" ведет бухгалтерский учет лично, то счет-фактура может выставляться без подписи главного бухгалтера (постановление Президиума ВАС РФ от 09.07.02 N 58/02).

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Факсимильные оттиски подписей в счете-фактуре абсолютно неприемлемы, поскольку они не могут удостоверить подлинность счета-фактуры. К тому же это противоречит статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которой первичные учетные документы должны содержать личные подписи лиц (а не факсимиле), ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

4) счет-фактура, выставленный до 01.01.02, должен быть заверен печатью организации. После указанной даты, в связи с изменениями, внесенными в пункт 6 статьи 169 НК РФ, оттиск печати на счете-фактуре не является обязательным.

5) в счете-фактуре не должно быть подчисток и помарок .

В соответствии с пунктом 29 Правил не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки.

Исправления , внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Счета-фактуры должны составляться при совершении операций, признаваемых обЪектом налогообложения, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) . Не составляются они по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению (освобождаемым от налогообложения) в соответствии со статьей 149 НК РФ. О СРОКАХ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР

В силу пункта 3 статьи 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Вместе с тем для отдельных отраслей, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя (непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа; оказание услуг электросвязи, банковских услуг; ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.), допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем. При этом необходимо иметь в виду, что составление счетов-фактур и регистрация их в книге продаж должны производиться в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения (письмо МНС РФ от 21.05.01 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость").

Средствам массовой информации (газетам, журналам), реализующим свою продукцию юридическим лицам, разрешается составлять счета-фактуры каждому подписчику один раз в период, за который получена подписная плата (месяц, квартал, полугодие, год) - см. письмо Минфина РФ от 13.08.97 N 04-03-11.

В целом, думается, нужно стараться придерживаться следующего порядка составления и предоставления покупателям счетов-фактур:
1) счет-фактура составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания;
2) счет-фактура выдается покупателю в кратчайшие сроки, но никак не позднее окончания соответствующего налогового периода по НДС (в самом крайнем случае - не позднее 19 числа месяца, следующего за налоговым периодом) - для того, чтобы покупатель мог правомерно учесть НДС в расчетах.

В заключение следует отметить, что до сих пор встречаются случаи, когда организации в целях получения предоплаты за товар (продукцию, работы, услуги) выставляют покупателям не счет, а счет-фактуру. Это не верно, поскольку в этом случае счет-фактура должен составляться только после получения аванса (предоплаты) и именно тогда он регистрируется в книге продаж (пункт 18 Правил).

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР ПРИ ИСПОЛНЕНИИ ДОГОВОРОВ ПОРУЧЕНИЯ, КОМИССИИ ИЛИ АГЕНТСКОГО ДОГОВОРА

Эти особенности приведены в письме МНС РФ от 21.05.01 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость". А именно:

1. При реализации товаров (работ, услуг) по договору поручения счет-фактура от имени доверителя выставляется на имя покупателя.

2. При реализации посредником, выступающим от своего имени , товаров (работ, услуг) комитента, принципала счет-фактура выставляется посредником в двух экземплярах от своего имени .

Номер указанному счету-фактуре присваивается посредником в соответствии с хронологией выставляемых им счетов-фактур. Один экземпляр передается покупателю, второй - подшивается в журнал учета выставленных счетов-фактур без регистрации его в книге продаж. Комитент (принципал) выставляет счет-фактуру на имя посредника с нумерацией в соответствии с хронологией выставляемых комитентом (принципалом) счетов-фактур. В книге покупок посредника этот счет-фактура не регистрируется.

Показатели счета-фактуры, выставленного посредником покупателю, отражаются в счете-фактуре, выставляемом комитентом (принципалом) посреднику и регистрируемом в книге продаж у комитента (принципала).

3. Посредник выставляет доверителю, комитенту, принципалу отдельный счет-фактуру на сумму своего вознаграждения по договору поручения, комиссии, агентскому договору. Этот счет-фактура регистрируется в установленном порядке у поверенного, комиссионера, агента в книге продаж, а у доверителя, комитента, принципала - в книге покупок.

4. При приобретении товаров (работ, услуг) через поверенного (агента) основанием у доверителя (принципала) для вычета налога на добавленную стоимость по приобретенным товарам (работам, услугам) является счет-фактура, выставляемый продавцом на имя доверителя (принципала).

5. Если счет-фактура выставлен продавцом на имя комиссионера (агента), то основанием у комитента (принципала) для принятия налога на добавленную стоимость к вычету является счет-фактура, полученный от посредника. Счет-фактура выставляется посредником комитенту, принципалу с отражением показателей из счета-фактуры, выставленного продавцом посреднику. Оба счета-фактуры у посредника в книге покупок и книге продаж не регистрируются.

Комиссионер и агент могут указать сумму посреднического вознаграждения в одном счете-фактуре со стоимостью товаров (работ, услуг) отдельными строками с указанием соответствующих сумм НДС.

При реализации посредником от своего имени одному покупателю товаров (работ, услуг) комитента, принципала одновременно с реализацией собственных товаров (работ, услуг) данному покупателю посредник может выставить единый счет-фактуру на указанные товары (работы, услуги).

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ СЧЕТОВ-ФАКТУР ОРГАНИЗАЦИЯМИ, ИМЕЮЩИМИ ОБОСОБЛЕННЫЕ СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Эти особенности приведены в письме МНС РФ от 21.05.01 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость":

1) счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются покупателям непосредственно обособленными структурными подразделениями. При этом счета-фактуры должны быть заверены подписями лиц, уполномоченных на то приказом по организации, а также печатью обособленного подразделения (до 01.01.02);

2) нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации. Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения;

3) журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и продаж организации;

4) за отчетный налоговый период указанные разделы книг покупок и продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единых книг покупок и продаж налогоплательщика и составления деклараций по налогу на добавленную стоимость.

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ ДРУГИХ СЧЕТОВ-ФАКТУР

1. При реализации предприятия в целом как имущественного комплекса составляется сводный счет-фактура в порядке, установленном пунктом 4 статьи 158 НК РФ.

2. Если налогоплательщики, освобожденные от исполнения обязанностей, связанных с исчислением и уплатой налога, в соответствии со статьей 145 НК РФ или налогоплательщики, применяющие освобождение от налогообложения операций, предусмотренное статьей 149 НК РФ, выставят покупателю счет-фактуру с выделением НДС, то они должны будут уплатить в бюджет сумму НДС, указанную в соответствующем счете-фактуре (пункт 5 статьи 173 НК РФ).

3. В случае отгрузки в адрес покупателя большого количества наименований товаров, на которые выписываются накладные и спецификации, графа 1 счета-фактуры может быть оформлена в виде реестра этих документов с указанием необходимых реквизитов и приложением их к счету-фактуре. Так считает УМНС РФ по г. Москве (письмо от 14.11.01 N 02-11/52362).

4. Арендаторы государственного (или муниципального) имущества составляют счет-фактуру в одном экземпляре с пометкой "аренда государственного (или муниципального) имущества". Составленный счет-фактура регистрируется в книге продаж в момент фактического перечисления в бюджет арендной платы и налога на добавленную стоимость. В книге покупок счет-фактура регистрируется только в той части арендного платежа, который подлежит списанию в данном отчетном периоде на издержки производства и обращения и в соответствующей доле - налог на добавленную стоимость. Такой порядок изложен в письме МНС РФ от 02.04.97 N 03-4-09/21 "О применении счетов-фактур при расчетах по НДС при аренде государственного и муниципального имущества".

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА ПОЛУЧЕННЫХ И ВЫСТАВЛЕННЫХ СЧЕТОВ-ФАКТУР

В тексте Правил нет определения того, что представляют собой "журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур". Поскольку в данных "журналах" хранятся счета-фактуры (пункт 1 Правил), то можно предположить, что это - обычные подшивки счетов-фактур. В таком случае из пункта 2 Правил следует, что у покупателей счета-фактуры должны подшиваться по мере их поступления от продавцов, а у продавцов - в хронологическом порядке . И должно быть две папки: для полученных и для выставленных счетов-фактур. При этом в журнале учета полученных счетов-фактур должны быть только оригиналы , а в журнале учета выставленных счетов-фактур - вторые экземпляры счетов-фактур.

В силу пункта 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Очевидно, что делать это следует после окончания какого-либо налогового периода* (и уж обязательно - перед налоговой проверкой). В отличие от книги покупок и книги продаж, данные журналы не обязательно скреплять печатью, поскольку Правилами это не установлено.

* В зависимости от количества счетов-фактур - помесячно, раз в квартал или раз в год.

КНИГА ПОКУПОК И КНИГА ПРОДАЖ

Обе книги должны быть прошнурованы, страницы пронумерованы и скреплены печатью. Делается это перед открытием книги.

При наличии большого количества покупателей или продавцов разрешается ведение книги покупок и книги продаж с использованием компьютера. В этом случае на каждый налоговый период создается новая книга, поскольку в соответствии с пунктом 28 Правил по истечении налогового периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом (месяцем, кварталом), книга покупок и книга продаж распечатываются, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

В пункте 19 Правил указывается, что в книге продаж регистрируются счета-фактуры, выписанные в одном экземпляре получателем финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг), процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств. При применении этого пункта необходимо учитывать, что данные суммы, в соответствии со статьей 162 НК РФ, должны быть связаны с расчетами по оплате товаров (работ, услуг).

В книге продаж имеется графа 9 "N п/п из книги покупок". Однако данных этой графы может оказаться недостаточно для правильной идентификации ранее приобретенных товаров (работ, услуг). Например, если покупка относилась к предыдущим годам. Очевидно, что в этом случае в графу 9 придется вписывать дополнительные сведения. Однако наилучшим выходом, думается, было бы введение в обе книги новой крайней правой графы "Примечания". В этой графе можно было бы делать любые записи, облегчающие работу с книгами. Собственно говоря, никто не препятствует предприятиям ввести такую графу самостоятельно.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

1. Если руководитель организации желает, чтобы в соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ должностные лица организации (включая обособленные подразделения) получили законное право подписывать счета-фактуры, то он должен издать соответствующий приказ либо выдать доверенность.

2. Руководитель приказом может возложить на уполномоченное им лицо контроль за правильностью ведения книги покупок и книги продаж (пункты 15 и 27 Правил).

3. Должна быть обеспечена сохранность книг покупок и продаж в течение полных 5 лет с даты последней записи.

4. Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж в обособленных подразделениях должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения (письмо МНС РФ от 21.05.01 N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость").

Журнал регистрации счетов-фактур – в 2017 году законодатели подкорректировали текст постановления № 1137, определяющего порядок его заполнения. Для чего применяется данный документ, какие законодательные нормы действуют в настоящее время, кто должен вести журнал, рассмотрим в настоящей статье.

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) - это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.

Но поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
вести журнал желательно в электронной форме - в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
внимательно проверяйте коды операций (где их посмотреть, узнайте из сообщения );
после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.

Эти правила оформления журнала с момента вступления в силу постановления № 1137 практически не изменились.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2018-2019 годах

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

агентов и субагентов;
комиссионеров и субкомиссионеров;
экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

реализуют товары иностранным фирмам, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
продают товар по поручению комитента покупателям - неплательщикам НДС и не выписывают счета-фактуры с их согласия (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
по условиям договора с заказчиком включают стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг) в расходы.

Какие еще новшества и корректировки нужно учесть при заполнении журнала с 01.10.2017, узнайте из

Согласно п.1 ст.169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени) к вычету или возмещению из бюджета соответствующих сумм НДС.

Счет-фактура должен быть составлен в двух экземплярах (первый - покупателю, второй - продавцу) и выставлен покупателю не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Кроме того, налогоплательщик обязан составить счет-фактуру в одном экземпляре для себя в следующих случаях:

· при получении предоплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), имущественных прав, том числе и по экспортным операциям;

· при выполнении строительно-монтажных работ собственными силами;

· при выполнении обязанностей налогового агента;

· при безвозмездной передаче имущества;

· при получении финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специального назначения, в счет увеличения доходов, процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, превышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования ЦБ РФ, страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения договорных обязательств (п.19 Правил);

· при возникновении положительных суммовых разниц (в счете-фактуре следует указать формулировку: "Суммы, связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав" - см. п.19 Правил)

Обязаны составлять счета-фактуры и вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур налогоплательщики:

· по операциям, подлежащим налогообложению;

· по операциям, освобожденным от налогообложения в соответствии со ст.149 НК РФ;

· освобожденные от исполнения обязанностей плательщиков НДС в соответствии со ст.145 НК РФ.

Не обязаны составлять счета-фактуры:

· лица, не являющиеся плательщиками НДС;

· организации (индивидуальные предприниматели), выполняющие работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению за наличный расчет, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (бланк строгой отчетности);

· налогоплательщики по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), освобождаемых от налогообложения;

· банки по операциям, освобождаемым от налогообложения;

· страховые организации по операциям, освобождаемым от налогообложения;

· негосударственные пенсионные фонды по операциям, освобождаемым от налогообложения.

Если организация реализует товары (работы, услуги) через обособленные структурные подразделения, то согласно Письму МНС РФ от 21.05.01 №ВГ-6-03/404 и Письму Минфина России от 04.05.2006 №03-04-09/08 счета-фактуры и книги продаж оформляются следующим образом:

· счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются обособленными структурными подразделениями от имени организации;

· нумерация счетов-фактур производится в порядке возрастания номеров в целом по организации (можно резервировать номера по мере их выборки, или присваивать составные номера с индексом обособленного подразделения);

· при заполнении счетов-фактур по товарам, реализованным подразделениями, в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" указываются реквизиты организации-продавца; в строке 2б "ИНН/КПП продавца" - КПП соответствующего структурного подразделения; в строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" - наименование и почтовый адрес структурного подразделения;

· журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета организации;

· порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

Счет-фактура выписывается налогоплательщиком не позднее пяти дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) или со дня передачи имущественных прав - п.3 ст.168 НК РФ.

Счета-фактуры составляются в соответствии с требованиями, перечисленными в п.5 и п.6 ст.169 НК РФ. Счета-фактуры, составленные с нарушением этих требований, не могут являться основанием для принятия сумм налога к вычету или возмещению. В свою очередь, дополнительные, не предусмотренные п.5 и п.6 ст.169 НК РФ, требования, предъявляемые к счету-фактуре, не могут быть основанием для отказа принять к вычету сумму налога, предъявленную налогоплательщиком - п.2 ст.169 НК РФ.

Допускается заполнение счета-фактуры комбинированным способом (с помощью компьютера и от руки) - п.14 Правил и Письмо МНС РФ от 26 февраля 2004 г. №03-1-08/525/18. Главное - не нарушать последовательности расположения реквизитов, содержание и число показателей счета-фактуры, утвержденных п.2 ст.169 НК РФ.

Нумерация счетов-фактур осуществляется в течение года в хронологическом порядке.

Несмотря на то, что все расчеты на территории России производятся только в рублях (для расчетов в иностранной валюте на территории России требуется разрешение Центрального банка РФ), Налоговый кодекс разрешает указывать суммы в счетах-фактурах в иностранной валюте, если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте - п.7 ст.169 НК РФ. При этом в договоре указывается по какому курсу и на какую дату производится пересчет валютных обязательств в рубли. Если указаний на курс в договоре нет, то пересчет происходит по курсу Центрального банка РФ на дату исполнения договора. Однако, достаточно часто обязательства по условиям сделки бывают выражены в условных единицах. В таких случаях, по мнению авторов, налогоплательщики могут указать в счете-фактуре суммы, выраженные в условных единицах. При заключении условий сделки в условных единицах необходимо указать порядок пересчета условных единиц в рубли.

В соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур по срокам и графам счета-фактуры указываются следующие данные:

· По строке 1 - индивидуальный порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

· По строке 2 - полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· По строке 2а - место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами;

· По строке 2б - ИНН и КПП налогоплательщика-продавца/ Если реализация производится обособленным подразделением - указывается ИНН налогоплательщика и КПП подразделения;

· По строке 3 - полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами

§ Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в этой строке пишется "он же";

§ Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя;

§ Внимание! Если счет-фактура выставляется за работы или услуги, т.е. понятие "грузоотправитель" отсутствует, то в этой строке ставится прочерк - Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 23 сентября 2004г. №03-04-11/158

· По строке 4 - полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Если грузополучателем (покупателем) является обособленное подразделение, то в данной строке указывается наименование и адрес подразделения;

· По строке 5 - реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа или кассового чека (при расчете с помощью платежно-расчетных документов или кассовых чеков, к которым прилагается счет-фактура).

При безналичных расчетах данная строка заполняется только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) - согласно пп.4 п.5 ст.169 НК РФ. А при расчетах НАЛИЧНЫМИ - в данной строке счета-фактуры номер и дату составления ЧЕКА надо указывать всегда. В противном случае по строке ставится прочерк.

· По строке 6 - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами;

· По строке 6а - место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами;

· По строке 6б - ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя;

· В графах 1-11 указываются следующие сведения о реализованном товаре (работе, услуге), переданном имущественном праве;

§ в графе 1 - наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование товаров следует писать на русском языке - Письмо Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 15 марта 2005 г. №19-11/16874 "По вопросу оформления счетов-фактур"

§ в графе 2 - единица измерения (при возможности ее указания);

§ в графе 3 - количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения (при возможности их указания);

§ в графе 4 - цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданных имущественных прав за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом суммы налога;

§ в графе 5 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав, без НДС;

Если по одному счету-фактуре отгружается несколько наименований товаров, итог общей стоимости товаров без учета налога на добавленную стоимость в таком счете-фактуре не проставляется - Письмо Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве от 14 ноября 2006 г. №03-04-09/19 "О необходимости указания в графе 5 счета-фактуры итоговой стоимости отгруженных товаров"

§ в графе 6 - сумма акциза по подакцизным товарам;

§ в графе 7 - налоговая ставка;

§ в графе 8 - сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

§ в графе 9 - стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом НДС;

§ в графе 10 - страна происхождения товара. Если товары Российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац п.5 ст.169 НК РФ;

§ в графе 11 - номер таможенной декларации. Если товары российского происхождения, ставится прочерк - последний абзац п.5 ст.169 НК РФ.

Счет-фактуру подписывают (с обязательной расшифровкой подписи) руководитель и главный бухгалтер, либо иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или имеющие соответствующую доверенность от организации.

Формирование книги продаж.

Книгу продаж можно сформировать для любой организации и за любой период времени (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Книга продаж"). Перед формированием книги продаж следует удостовериться, в частности, в том, что:

· зарегистрированы все исходящие счета-фактуры, в том числе счета-фактуры на аванс, причем последнее действие можно сделать с помощью обработки "Регистрация счетов-фактур на аванс" (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Регистрация счетов-фактур на аванс");

· записаны и проведены необходимые документы "Отражение реализации товаров и услуг для НДС" - для регистрации НДС тех продаж, которые отражены в программе ручными проводками (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Отражение реализации товаров и услуг для НДС");

· введены все необходимые начальные остатки по суммам НДС, не полученным от покупателей (если организация определяет налоговую базу для НДС "по оплате"), а также внесены все данные о фактах реализации с НДС 0%, имевших место до даты начала ведения учета в информационной базе, и по которым на эту дату не была подтверждена (либо не подтверждена) ставка НДС 0%;

· записаны и проведены документы "Регистрация оплаты от покупателей для НДС" - если в договоре с контрагентом не установлено свойство "Вести расчеты по документам" (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Регистрация оплаты от покупателей для НДС");

· записаны и проведены документы "Подтверждение нулевой ставки НДС" (меню "Основная деятельность" - "Ведение книги продаж" - "Подтверждение нулевой ставки НДС");

· по всем договорам, по которым организация выступает в роли налогового агента по НДС, установлены соответствующие реквизиты.

Книга продаж (меню "Основная деятельность - Ведение книги продаж - Книга продаж") формируется на основании записей регистра "НДС продажи" за указанный пользователем период для указанной организации по следующему алгоритму:

· Если установлена учетная политика по определению налоговой базы - "по отгрузке", то включаются записи регистра с событиями "Реализация", "Получен аванс" и "НДС начислен к уплате";

· Если установлена учетная политика по определению налоговой базы - "по оплате", то включаются записи регистра с событиями "Оплата", "Получен аванс" и "НДС начислен к уплате";

· Для операций реализации с НДС 0%, независимо от установленной учетной политики по определению налоговой базы, включаются записи регистра с событиями "Подтверждена ставка 0%", "Не подтверждена ставка 0%".

Регистр "НДС с продажи" содержит записи о событиях, связанных с настоящим или будущим начислением НДС, а именно:

· Реализация - регистрируется факт совершения операции реализации; в случае, если учетная политика по определению налогооблагаемой базы НДС - "по отгрузке", то данное событие является основанием для внесения записи в книгу продаж и отражения реализации в налоговой декларации по НДС, за исключением применения нулевой ставки НДС (где необходимо еще подтверждение (неподтверждение) нулевой ставки НДС);

· Оплата - регистрируется факт получения оплаты от покупателя; в случае, если учетная политика по определению налогооблагаемой базы НДС - "по оплате", то данное событие является основанием для внесения записи в книгу продаж и отражения реализации в налоговой декларации по НДС, за исключением применения нулевой ставки НДС (где необходимо еще подтверждение (неподтверждение) нулевой ставки НДС);

· НДС начислен к уплате - безусловное начисление НДС к уплате в бюджет (например, в случае получения сумм, связанных с реализацией);

· Получен аванс - регистрируется факт получения аванса от покупателя (заказчика);

· Подтверждена ставка 0% - регистрируется подтверждение нулевой ставки НДС по реализации; с этого момента выручка с нулевой ставкой НДС включается в книгу продаж;

· Не подтверждена ставка 0% - регистрируется подтверждение нулевой ставки НДС по реализации; с этого момента выручка с нулевой ставкой НДС включается в книгу продаж.

В отчете «Книга продаж» имеется возможность просмотреть документ, явившийся основанием для записи, по двойному щелчку мыши в графе 1 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в соответствующей строке отчета.

22.08.2017 на портале официального опубликования появилось Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981, которым скорректированы правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по НДС. Постановление № 981 вступает в силу по истечении месяца со дня опубликования и не ранее первого числа очередного налогового периода по НДС, иными словами – с октября текущего года. Ознакомиться с основными моментами новых правил вам помогут материалы «Счета-фактуры: новые правила» и «Новые правила заполнения книг покупок и продаж».

Изучим новые правила вместе. Предлагаем начать (в продолжение предыдущей темы) с журнала ведения счетов-фактур и порядка его заполнения (приложение 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Форма журнала учета счетов-фактур: изменения незначительные

С октября форма журнала учета примет несколько иной вид. Количество граф, их расположение будут те же, а вот названия некоторых из них меняются. В частности, графы 10 – 12 части 1 будут именоваться «Сведения из счетов-фактур, полученных от продавцов», а графа 12 будет содержать упоминание о корректировочных счетах-фактурах.

В журнале также уточнено место для подписи уполномоченного лица, который расписывается в журнале учета счетов-фактур за индивидуального предпринимателя.

Кто журнал ведет?

В первую очередь обращает на себя внимание то, что теперь правила четко определяют круг лиц, обязанных вести журнал учета. Как и сейчас, журнал ведется на бумаге или в электронном виде и только в случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии (субкомиссии), агентских (субагентских) договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав (далее – ТРУИП) от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента), на основе договоров транспортной экспедиции, при выполнении функций застройщика (п. 1 правил).

Журнал (в перечисленных выше ситуациях) нужно заполнять как налогоплательщикам, в том числе исполняющим обязанности налоговых агентов, так и освобожденным от обязанностей плательщика НДС по исчислению и уплате налога, а также лицам, не являющимся плательщиками НДС.

Для экспедиторов в правила введен «свой» пункт (1.1), уточняющий, при каких обстоятельствах им вменено в обязанности вести журнал:

при осуществлении предпринимательской деятельности на основе договоров транспортной экспедиции;

в случае приобретения ТРУ от своего имени, стоимость которых не включается в расходы в соответствии с условиями заключенных договоров (то есть при определении налоговой базы в порядке, установленном гл. 23, 25, 26.1 и 26.2 НК РФ);

если в составе доходов учитываются доходы в виде вознаграждения при исполнении указанных договоров.

Кстати, о вознаграждении при исполнении посреднических договоров (транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика, комиссии (субкомиссии), агенстких (субагентских), предусматривающих реализацию и (или) приобретение ТРУИП от имени комиссионера (субкомиссионера), агента (субагента)), а точнее сказать, о счетах-фактурах на такие доходы: уточнено, что в журнале они не регистрируются (п. 1.2 Правил ведения журнала учета).

Кто журнал не ведет?

Правила дополнены нормой (п. 1.3), определяющей случаи, при которых вести журнал учета не требуется. Они касаются комиссионеров (агентов):

при реализации ТРУИП неплательщикам НДС или покупателям, освобожденным от обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога, которым счета-фактуры (при наличии письменного согласия сторон сделки) не составляются (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);

при реализации ТРУИП иностранного лица, не состоящего на налоговом учете в РФ (п. 5 ст. 161 НК РФ).

Сюда можно добавить и другой случай (следует из анализа п. 1.1 и 1.3): экспедитор, включающий в расходы стоимость ТРУ, приобретенных от своего имени, также не обязан вести журналы учета счетов-фактур.

Как заполнять журнал?

Общие положения

Журнал учета заполняется сплошным методом: единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), составленные на бумажном носителе или в электронном виде. В части 1 («Выставленные счета-фактуры») журнала при этом регистрируются счета-фактуры, составленные за истекший ; в части 2 («Полученные счета-фактуры») – счета-фактуры, полученные среди прочего после завершения истекшего налогового периода, в котором документ был составлен покупателю, но до установленного срока представления налоговой декларации за этот период (25-е число следующего за кварталом месяца) или срока представления журнала учета в случаях, предусмотренных п. 5.2 ст. 174 НК РФ (20-е число следующего за кварталом месяца).

Если комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) (далее названную группу лиц будем именовать покупателем ) не получили от комиссионера (агента), экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика (далее – посредник ), счет-фактуру в электронном виде, допускается составление посредником такого счета-фактуры на бумажном носителе. В этот документ переносятся все показатели (без изменений) из составленного в электронном виде счета-фактуры. Но нужно дополнить реквизиты бумажного счета-фактуры подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица.

В части 1 журнала учета в этом случае посредник регистрирует только выставленный счет-фактуру на бумажном носителе.

Обратите внимание: после выставления посредником счета-фактуры на бумаге перевыставление документа в электронном виде не допускается.

А при возникновении необходимости внести изменения в ранее составленный в электронном виде счет-фактуру (в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру) покупателю направляется на бумаге с реквизитами, исправленными в соответствии с правилами составления счетов-фактур, и с указанием в строке 1а порядкового номера исправления и даты исправления. Если посредник выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в части 1 журнала учета посредник регистрирует только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Заполняем блок о полученных счетах-фактурах

В части 1 журнала в графах 10 – 12 (см. пп. «к» п. 7 правил) посредник отражает сведения:

из счетов-фактур (таможенных деклараций, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов), полученных посредником от поставщика;

из счетов-фактур, составленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе.

Графа 11 при этом заполняется не всегда. Так, здесь не отражаются данные по счету-фактуре, составленному налоговым агентом при приобретении ТРУ у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе; по таможенной декларации в отношении товаров, ввозимых на территорию РФ; по заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

Заполняем «стоимостной» блок

В правила вносятся уточнения, как в той или иной ситуации заполнить графы 14 и 15 журнала учета выставленных счетов-фактур (пп. «о» и «п» п. 7).

Ситуация	Документ, на основании которого отражаются соответствующие данные	Журнал учета выставленных счетов-фактур (фрагмент)
Ситуация		Графа 14 «Стоимость ТРУИП по счету-фактуре – всего»	Графа 15 «В том числе сумма НДС по счету-фактуре»
Ввоз товаров на территорию РФ	Таможенная декларация*	Стоимость товаров, отраженная в учете	Сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного и (или) добавочных листов таможенной декларации
Ввоз товаров на территорию РФ	Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов**	Налоговая база, указанная в графе 15 заявления	Сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления
Реализация комиссионером (агентом) ТРУИП: – собственных и по договору с одним комитентом (принципалом)	Счет-фактура, составленный от имени комиссионера (агента)	Стоимость ТРУИП из графы 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры	Сумма НДС в отношении ТРУИП, реализуемых по договору комиссии (агентскому договору)
– по договору с двумя и более комитентами (принципалами)	Счет-фактура, составленный от имени комиссионера (агента)	Стоимость ТРУИП из графы 9 по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)	Сумма НДС из графы 8 по строке «Всего к оплате» по каждому счету-фактуре, выставленному комитентом (принципалом) комиссионеру (агенту)
Приобретение посредником* от своего имени ТРУИП для двух и более покупателей**	Счет-фактура, составленный посредником	Стоимость ТРУИП из графы 9 каждого счета-фактуры, выставленного продавцами в доле, предъявленной каждому покупателю	Сумма НДС из графы 8 каждого счета-фактуры, выставленного поставщиками в доле, предъявленной каждому покупателю

* В графе 4 журнала отражается регистрационный номер таможенной декларации. Если таких деклараций несколько – регистрационные номера указываются через разделительный знак (точка с запятой).

** В графе 4 журнала отражаются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (если таких заявлений несколько, соответствующие данные разделяются точкой с запятой).

*** Напомним, речь идет о комиссионерах (агентах), экспедиторах, застройщиках или заказчиках, выполняющих функции застройщика.

**** Под покупателями в данном случае подразумеваются комитенты (принципалы), покупатели (клиенты, инвесторы).

Обратите внимание: аналогичный подход прописан в правилах для заполнения графы 4 «Номер и дата счета-фактуры», а также «стоимостного» блока (граф 14, 15) части 2 «Полученные счета-фактуры» журнала учета.

Заострим внимание еще раз на ситуации, когда посредник фиксирует в одном счете-фактуре и свои ТРУИП, и те, что он реализует по договору как посредник (пп. «о» п. 11 правил). В журнале учета (полученных и выставленных счетов-фактур) следует закреплять только сведения о тех ТРУИП, которые относятся к посреднической деятельности. (До 01.10.2017 было не ясно, как действовать в таких ситуациях.)

Если посредник приобретает ТРУИП у нескольких поставщиков

В правилах появился новый пункт – 7.1, объясняющий, как заполнять графы 10 – 15 в случае приобретения посредником от своего имени ТРУИП у двух и более поставщиков. При регистрации счета-фактуры в указанных графах отражаются в отдельных позициях соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных поставщиками (в том числе при предоплате предстоящих поставок). Эти графы 15 части 1 журнала учета по каждому покупателю в сумме должны соответствовать итоговым данным, отраженным в графе 8 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, составленного посредником.

Вносим исправления в журнал

С октября появится четкий алгоритм, как действовать в случае, если нужно внести изменения или исправления в журнал учета счетов-фактур. Суть сводится к тому, что корректировать журнал нужно в том периоде, в котором был зарегистрирован счет-фактура (корректировочный счет-фактура) до внесения в него исправлений (п. 12 правил). План действий таков:

в новой строке нужно записать данные счета-фактуры (в том числе корректировочного), который нужно исключить из журнала (с отрицательными числами);

в следующей строке нужно записать данные счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) с внесенными в него изменениями (с положительными числами).

Если же в журнале был зарегистрирован лишний счет-фактура, нужно сделать запись об этом счете-фактуре с отрицательными числовыми значениями за тот налоговый период, в котором был ошибочно зарегистрирован указанный счет-фактура (в том числе корректировочный).

В случае если регистрация документа попросту забыта, записи данных по подобному счету-фактуре (в том числе корректировочному) производятся в новой строке журнала учета за тот налоговый период, в котором счет-фактура (в том числе корректировочный) составлен.

Уточненные данные журнала учета используются для внесения изменений в налоговую декларацию при обнаружении в текущем налоговом периоде ошибок (искажений), допущенных в истекшем налоговом периоде.