Вы можете пользоваться этими материалами в работе. Они наверняка Вам сослужат добрую службу. Однако перепечатка материалов этой книги на другие сайты без согласия авторов запрещена. Просьба отнестись с пониманием. В интернете можно оставлять ссылки на страницы данного раздела.
Выберите и нтересующий Вас раздел:
| .......//. | ...///... |
- 4.3. Записи о присвоении нового разряда/категории, установлении второй профессии (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Записи о присвоении нового разряда, категории и т.п.
- Записи об установлении второй профессии
- 4.4. Записи о переводах на другую работу (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о переводе работника на другую работу
- Записи о постоянных переводах
- «Превращение» временного перевода в постоянный. Записи в трудовую книжку
- 4.5. Записи о переименовании и реорганизации работодателя – организации (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о переименовании организации
- Записи о реорганизации организации
- 4.6. Записи о переименовании должности (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Сложности оформления переименования должности
- 4.7. Записи об увольнении
- 4.8. Записи о работе по совместительству (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Правила оформления записей о работе по совместительству
- Внутреннее совместительство
- Внешнее совместительство
- Внесение записей о работе по совместительству разными работодателями
- Внесение записей о давно минувшем совместительстве
- Глава 5. Записи о награждении (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Глава 6. Дубликат трудовой книжки (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Случаи, когда работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки
- Оформление дубликата трудовой книжки при утрате трудовой книжки работником
- Оформление дубликата трудовой книжки в случае признания недействительной записи об увольнении или переводе на другую работу и в случае, если трудовая книжка пришла в негодность
- Оформление дубликатов трудовых книжек при массовой утрате работодателем трудовых книжек
- Вопросы-ответы по Главе 6
- Глава 7. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- 7.1. Изменение сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
- Правила оформления изменений сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки
- Изменение фамилии
- Изменение образования
- 7.2. Исправление ошибок на титульном листе трудовой книжки
- Исправление на титульном листе трудовой книжки ошибок, обнаруженных сразу при заполнении титульного листа
- Исправление «старых» ошибок на титульном листе трудовой книжки
- 7.3. Правила исправления записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки
- Кто вносит исправления?
- На основании чего производятся исправления?
- Порядок исправления записей в трудовых книжках
- 7.4. Исправление ошибок в заголовках (наименование работодателя) перед записями в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки
- Типичные ошибки, допускаемые при оформлении заголовков
- Ошибка - пропущен заголовок и сделана запись о приеме на работу
- Ошибка в заголовке
- Случай, когда в разделе «Сведения о работе» поставили порядковый номер записи, дату внесения записи перед заголовком (наименованием организации) и/или указали приказ в графе 4 напротив заголовка, а не напротив записи о приеме
- 7.5. Исправление ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
- Правила исправления ошибок, допущенных при указании должности и структурного подразделения в записях о приеме на работу
- 7.6. Исправление записей об увольнении в трудовой книжке
- Исправление основания увольнения
- Восстановление работника на работе
- 7.7. Исправление дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
- Сложности исправления дат приема на работу (перевода, увольнения) в трудовой книжке
- 7.8. Исправление даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
- Сложности исправления даты и номера приказа в графе 4 разделов трудовой книжки
- 7.9. Исправление в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
- Сложности исправления в трудовой книжке записей, внесенных ошибочно
- 7.10. Внесение пропущенных записей в трудовую книжку
- Сложности внесения пропущенных записей в трудовую книжку
- Глава 8. Вкладыш в трудовую книжку (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Вопросы-ответы по Главе 8
- Глава 9. Учет, хранение, выдача трудовых книжек (доступно в справочной базе ИКС и в электронной библиотеке «Пакет Кадровика»)
- Учет и хранение трудовых книжек
- Выдача трудовых книжек работникам
В предыдущей публикации заявленного нами цикла вы узнали, как завести трудовую книжку и какие записи необходимо внести при ее оформлении на титульном листе. В предлагаемой вашему вниманию статье мы решили осветить основные правила внесения записей в трудовую книжку при заполнении разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
Общие правила внесения записей
П режде чем перейти к характеристике конкретных записей в трудовую книжку, отметим наиболее общие правила, которые установлены двумя уже известными вам нормативными правовыми актами - Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее по тексту - «Правила») и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее по тексту - «Инструкция»):
Правила внесения в трудовую книжку сведений о работе
Сведения о работе в той или иной организации начинаются с данных о приеме на работу. Рассмотрим основные правила внесения этой информации.
Какие сведения вносятся при приеме на работу?
При поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку (представленную работником или оформленную тем же работодателем при приеме на работу сотрудника, для которого это основное место работы является первым) запись о приеме на работу.
При внесении записи о приеме на работу нужно придерживаться такой последовательности :
1. Сначала в 3-й графе раздела «Сведения о работе» в виде заголовка (без указания порядкового номера и даты записи) указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором, положением).
В больших компаниях зачастую в целях облегчения работы по многократному внесению записей о приеме на работу используется следующий подход. Заказывается специальный штамп с наборным текстом, содержащим наименование - полное и сокращенное - организации. Оттиск такого штампа в трудовой книжке заменяет внесенную от руки запись. Это целесообразно делать и в тех случаях, когда указание в трудовой книжке двух вариантов наименования организации (полного и сокращенного) от руки занимает много строк.
2. Под указанным выше заголовком в 1-й графе ставится от руки (далее все записи вносятся только от руки) порядковый номер вносимой записи . Например, если последний (предыдущий) номер записи об увольнении был «31», то при последующем приеме на работу присваивается очередной порядковый номер - «32».
4. Потом в 3-й графе делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его , наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации .
Как правило, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием - документом, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. Однако если в соответствии с федеральным законом с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством РФ. В настоящее время действуют:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, и
- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, отдельные выпуски которого ранее в разное время утверждались постановлениями Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС, а общие положения были утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30.
Обратите внимание! При игнорировании этих правил у работника могут возникнуть трудности при назначении пенсии, в том числе в отношении зачета периода работы на должностях (по профессиям или специальностям), связанных с вредностью: сотрудники территориального отделения пенсионного фонда могут отказать работнику в зачете соответствующего периода в качестве льготного со ссылкой на то, что в списках должностей, специальностей и профессий, согласно которым предоставляют право на льготное начисление, данной должности (специальности или профессии) нет.
Кроме того, на практике важно понимать, какие наименования относятся к должностям, а какие - к профессиям. К сожалению, часто ответственные за ведение трудовых книжек лица не различают работу по должности и профессии и вносят, например, запись: «Принят на должность слесарь», хотя слесарь - это профессия, а не должность. Правильной будет запись: «Принят слесарем». Для того чтобы точно определить, какое наименование правильно отнести к должности, а какое - к профессии, можно воспользоваться указанными выше справочниками, а также Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. Указанные документы помогут избежать ошибок не только при внесении записей в трудовые книжки, но и при заключении трудовых договоров с работниками, при издании приказов (распоряжений) о приеме на работу.
Другой распространенной на практике ошибкой, допускаемой при внесении записей в трудовые книжки, является неправильное употребление слов «принят» или «назначен» . Дело в том, что назначение на должность может иметь место в строго определенных случаях, а именно - только в случае, когда это предусмотрено нормативными правовыми актами или уставом (положением) организации, например, руководители филиалов и представительств юридического лица. Во всех иных случаях указывать о назначении на должность неправомерно. Равным образом неверной является формулировка «зачислен на должность».
Кстати, если трудовая книжка принадлежит женщине, то соответствующие глаголы нужно писать в женском роде: «принята», «назначена».
При внесении записей в трудовую книжку о приеме на работу часто неправильно толкуют требование о точном соответствии записей о приеме на работу приказу (распоряжению) работодателя, воспроизводя текст приказа (распоряжения) в трудовой книжке с указанием, например:
- срочного характера договора («Принят на должность секретаря-референта по срочному трудовому договору» либо «Принят на должность бухгалтера на срок с 01.02.2010 по 31.01.2011»);
- условия о наличии испытательного срока («Принят на должность помощника руководителя с испытательным сроком три месяца») и т.п.
Несмотря на то, что все эти подробности действительно установлены приказом (распоряжением) о приеме на работу, их указание в трудовой книжке недопустимо, поскольку противоречит Инструкции и означает нарушение правил внесения записей в трудовую книжку. Анализ текста Инструкции позволяет сделать вывод, что запись в трудовой книжке о приеме на работу должна включать в себя лишь указание, куда и кем принят человек, исключая особенности характера работы и другие условия трудоустройства у данного работодателя.
5. Наконец, в 4-й графе указывается наименование организационно-распорядительного документа, на основании которого в трудовую книжку внесена запись о приеме на работу - приказа (распоряжения) или иного решения работодателя - с указанием его даты (сначала) и номера (после даты).
Пример 1
Свернуть Показать
Семенова Е.М. принята в ООО «Нагатинская застава» на должность помощника руководителя, что отражено в приказе о приеме на работу от 11.02.2010 № 023-лс/п. Необходимо внести следующую запись в трудовую книжку Семеновой Е.М.:
Что делать с трудовой книжкой старого образца?
Что, если к вам на работу придет человек и принесет трудовую книжку по форме, которая была утверждена ранее той формы, которая применяется теперь? Ответ на этот вопрос вы найдете в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», в п. 2 которого установлено, что трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 01.01.2004, а имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца являются действительными и обмену на новые не подлежат.
Это значит, что трудовые книжки, оформленные на старых бланках 1973 г., признаются действительными при условии, что работник принят на первое основное место работы в период с 01.01.1975 до 01.01.2004. Если трудовая книжка вашего работника была заведена до 01.01.2004, необходимо вносить записи именно в нее, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме, при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе». Когда свободное место закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку, но уже на бланке 2004 г., в него в последующем и вносятся дальнейшие сведения о работе.
Однако внесение записи о приеме на работу - это лишь самое начало заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки при работе в данной организации.
Какие сведения вносятся в период трудовой деятельности работника в организации?
В период с даты приема на работу до даты увольнения в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки работника может вноситься ряд записей. Рассмотрим их подробно.
1. Работнику в период работы в организации может быть присвоен новый разряд (класс или категория) . Тогда на основании приказа (распоряжения) работодателя необходимо внести соответствующую запись в его трудовую книжку (п. 3.1 Инструкции).
Пример 2
Свернуть Показать
Евсеева Е.П. работает лаборантом пробирного анализа 3 разряда в ООО «Семейный врач». Приказом от 18.02.2010 № 043-а ей присвоен 4 разряд, о чем внесена следующая запись в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Евсеевой Е.П.:
Равным образом отмечается установление работнику второй и последующих профессии, специальности или иной квалификации с указанием соответствующих категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации .
Пример 3
Свернуть Показать
Слесарю по ремонту автомобилей 3 разряда Сергееву П.С., работающему в ЗАО «Автостан», установлена вторая профессия - испытатель двигателей с присвоением 6 разряда. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки это будет отражено следующим образом:
2. В трудовую книжку вносятся записи о переводе работника на другую постоянную работу у того же работодателя . Давайте разберемся, какие ситуации подразумеваются под таким переводом и как правильно внести записи в трудовую книжку. Согласно ч. 1 ст. 72 ТК РФ перевод работника на другую постоянную работу у того же работодателя может иметь место в трех случаях:
а) при изменении трудовой функции работника (т.е. изменение должности, профессии, специальности с указанием квалификации; поручение иного вида работы). Например, переводом на другую работу у того же работодателя будет повышение работника в должности;
Пример 4
Свернуть Показать
Юрисконсульта ОАО «Кипарис» Аркадьева В.В. повысили в должности, переведя на вакантную должность заместителя начальника юридического отдела. В трудовой книжке это отражается следующим образом:
б) при изменении структурного подразделения;
Пример 5
Свернуть Показать
Бухгалтера отдела бухгалтерского учета и аудита ООО «Улисс» Суханову А.П. перевели в отдел труда и заработной платы на аналогичную должность.
в) при изменении одновременно и трудовой функции, и структурного подразделения.
Пример 6
Свернуть Показать
Чинарева С.С. принята на работу в канцелярию ООО «Сарацин» на должность секретаря. В последующем она была переведена в отдел по работе с персоналом на должность инспектора.
Обратите внимание! Если перевод носит временный характер, запись в трудовую книжку работника о таком переводе не вносится.
Само по себе изменение заработной платы работника, изменение режима его труда, а равно перемещение работника в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме, если не изменяется трудовая функция работника, не считаются переводом и не требуют внесения изменений в трудовую книжку.
3. В случае изменения наименования компании в трудовую книжку работников необходимо внести соответствующую запись. Дело в том, что если ее не вносить, то получится парадоксальная ситуация - работник принят в одну организацию, а при внесении записи об увольнении будет проставлен оттиск печати организации уже с другим наименованием. Это позволит в последующем при оформлении пенсии засомневаться в правомерности включения времени работы в такой организации в соответствующий стаж, в результате чего от работника, скорее всего, потребуют представления дополнительных подтверждающих документов - справок с места работы, из государственного архива и т.п. Чтобы такие сомнения не возникли, важно правильно внести запись о переименовании организации в трудовые книжки всех работников в раздел «Сведения о работе»:
- в 3-й графе делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». Указанные сведения в данную графу могут быть внесены и путем проставления оттиска наборного штампа, содержащего соответствующий текст;
- в 4-й графе указывается основание переименования - «приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».
Подчеркнем, что само по себе изменение наименования организации не является причиной (основанием) для расторжения трудовых договоров с работниками, поэтому в такой ситуации вносить запись об увольнении нельзя!
Пример 7
Свернуть Показать
Согласно решению общего собрания участников, оформленного протоколом от 10.02.2010 № 02, Общество с ограниченной ответственностью «Премьер-Консалт» с 17.02.2010 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинговая компания «Премьер». Учитывая, что в организации работает более 1000 работников, отделом кадров заранее был заказан наборный штамп, с помощью которого в трудовые книжки работников вносилась соответствующая запись (см. образец на следующей странице).
Обратите внимание! Оттиск штампа, как и запись, внесенная вручную, должен полностью умещаться в 3-й графе раздела «Сведения о работе», не затрагивая 4-ю графу; в противном случае запись будет внесена некорректно.
При реорганизации организации (Гражданским кодексом РФ предусмотрено 5 форм реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование), смене собственника ее имущества (например, в случае передачи имущества муниципального предприятия в государственную собственность) или изменении подведомственности/подчиненности организации (например, в отношении научно-исследовательского института, когда меняется ведомство, которому институт подчиняется) данные сведения также отражаются в трудовых книжках работников, если это влияет на наименование организации.
Согласно ч. 1 ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества организации новый собственник имеет право не позднее трех месяцев с даты возникновения у него права собственности расторгнуть трудовые договоры только с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). С остальными работниками новый собственник по своей инициативе расторгнуть трудовые договоры не может.
В силу ч. 5 ст. 75 ТК РФ при реорганизации или изменении подведомственности/подчиненности организации трудовые договоры с работниками не расторгаются.
Во всех перечисленных случаях может иметь место расторжение трудового договора в связи с отказом работников от продолжения работы (п. 6 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
Оставшимся же на работе сотрудникам в трудовые книжки вносятся записи, выполненные по аналогии с записью, вносимой в связи с переименованием организации (см. Пример 7).
4. Запись в трудовую книжку работника об изменении наименования должности (профессии) или структурного подразделения вносятся аналогичным образом. Основанием для внесения таких записей будет являться приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о соответствующем переименовании.
5. В трудовую книжку также вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел , Государственной противопожарной службе МЧС , учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы , органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах ; о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров .
Пример 8
Свернуть Показать
Начальник юридического отдела ООО «Статус» Лапина Л.И. была направлена работодателем на повышение квалификации в Государственную академию профессиональной переподготовки и повышения квалификации руководящих работников и специалистов инвестиционной сферы по программе «Эффективная работа юридической службы организации». По окончании обучения ей выдано свидетельство о повышении квалификации от 15.02.2010 № 290.
Пример 9
Свернуть Показать
Продолжение статьи - в следующем номере журнала: мы объясним, какие сведения вносятся в трудовую книжку при прекращении трудового договора, как отразить сведения о награждении, работе по совместительству. После этого перейдем к новой задаче - исправлению допущенных при заполнении трудовой книжки ошибок и внесению иных изменений в записи.
Сноски
Свернуть Показать
Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2020 года.
Какими нормативными актами руководствоваться
В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.
Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.
Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2020 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .
Кто в ответе за грамотность оформления
Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:
- даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
- используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
- не применяют сокращений;
- не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
- Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
- информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
- подпись работника должна заверить сведения.
Образец заполнения трудовой книжки 2020
Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2020) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.
Документ содержит три части:
- титульная часть — основные сведения о работнике;
- сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
- сведения о награждениях.
Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.
Заполнение титульного листа
Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.
На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:
- Ф.И.О. владельца;
- дата его рождения;
- образование (среднее, среднее специальное, высшее);
- наименование профессии, как в дипломе;
- дата открытия книжки;
- подпись лица, заполнявшего бланк;
- печать организации (если есть).
Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.
Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:
Раздел «Сведения о работе»
Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:
- Порядковый номер текущей записи.
- Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
- Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
- Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.
Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.
Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.
Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2020) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат
При переводе
Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.
Различают два вида переводов:
- внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
- внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.
При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.
При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.
При совместительстве
Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:
- полное и сокращенное название организации;
- наименование должности работника;
- дату принятия на работу;
- реквизиты организации.
Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.
При увольнении
Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.
В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.
Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.
Раздел «Сведения о награждениях»
Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:
- вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
- награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
- трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.
Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:
- 1 графа — порядковый номер записи;
- 2 графа — дата награждения;
- 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
- 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.
Внесение исправлений
С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?
Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).
При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.
При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:
- Графы 1 и 2 остаются пустыми.
- В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
- В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.
Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.
После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.
Для заполнения графы 4 есть два варианта:
- повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
- указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.
Вкладыш
После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:
- заполняются личные данные сотрудника;
- проставляется дата;
- заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
- записи заверяются подписью и печатью организации.
Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.
Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.
Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:
- обложка должна быть неповрежденной;
- недопустимо исправление ошибок;
- вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
- если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.
Дубликат трудовой книжки
Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.
В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.
Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.
Как заверить копию
Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:
- в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
- по центру — слово «Заявление»;
- далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
- дата и подпись.
После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.
Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.
Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:
- Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
- Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
- Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
- Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
- Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
- Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).
Аннинская школа интернат 35 01 09 2015 Принята воспитателем 2 категории в Приказ от 01.09.2015 № 136 дошкольное отделение Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров. Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника. Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше. На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день.
Запись в трудовую
Есть два важных вида ошибок:
- пропущена запись}
- допущена ошибка.
Ответственное лицо может забыть вписать в книжку наименование организации. Без данной записи вся нижестоящая информация будет незаконна. Поэтому неверную запись необходимо признать недействительной.
Ставится следующий порядковый номер в определенной строке, дата и запись о том, что предыдущие данные нужно считать недействительными. Затем ниже фиксируются наименование организации и остальные записи. При допущении ошибки, неправильном написании запись также необходимо признать недействительной.
Но при этом нужно зафиксировать правильное написание. Еще один момент, который очень интересует кадровые службы и работодателей. Когда записей в книжке очень много и следующую вписывать некуда, то оформляется вкладыш в трудовую.
С его помощью можно продолжить заполнение документа законным путем.
Когда вносить в трудовую книжку запись о приеме на работу
Первоначально трудовая оформляется в той организации, которая выдала сотруднику документ. Книжка имеет несколько разделов для заполнения:
- титульник}
- сведения о работе}
- сведения о награждениях.
Каждая страница имеет свои правила при оформлении. Основная страница (титульный лист) несет личные данные о работнике:
- дата рождения}
- образование}
- профессия, специальность.
В конце титульника есть специальная графа для подписи владельца и руководителя.
Сведения о работе и награждениях фиксируются на следующих разворотах книжки.
Внимание
Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику. При этом его деятельность должна курироваться работодателем, так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним. Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя.
После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.
Запись в трудовой до истечения 5 дней
Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение. Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной. Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:
- Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи.
Правила внесения записей в трудовую книжку
В такой ситуации оснований признавать запись о приеме на работу недействительной не возникает. Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости 2.Ответ: В какой срок нужно заполнить трудовую книжку новому сотруднику Трудовые книжки ведите на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Если срок работы меньше, то вносить запись не обязательно.
Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, заполните в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник вовсе не приступит к работе в день, установленный трудовым договором, то работодатель вправе аннулировать договор. О нюансах заполнения трудовой книжки в этом случае см.
Как аннулировать трудовой договор.
В течении какого срока делается запись в трудовую книжку
Также у каждого из них имеются сроки. Не является исключением рабочая книжка сотрудника. Каковы сроки заполнения трудовой книжки при приеме на работу? Этот вопрос актуален тем, что он требует развернутого и точного разъяснения. Прием на работу сотрудника Чтобы устроиться на работу, необходимо предъявить определенный перечень документации, подтверждающей многие интересующие аспекты для руководителя:
- паспорт}
- трудовая}
- пенсионное свидетельство}
- военный билет}
- аттестат или диплом}
- документы о дополнительном образовании.
Для получения отдельного рода работы могут потребоваться такие документы:
- водительские права}
- разрешение на данный вид деятельности}
- медкнижка.
Другой вид документации не записан в Трудовом кодексе России.
Руководитель и гражданин, пришедший к нему, должны об этом знать.
В какие сроки делается запись трудовую книжку
Инструкцией, которая определяет:
- Порядок внесения сведений о работе.
- Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
- Запись дат с применением арабских цифр.
- Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
- Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
- Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
- Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
- Отсутствие точек при внесении записей.
- Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
- Отсутствие печати при приёме на работу.
- Наличие печати при увольнении с должности.
На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки: № дата Сведения о приёме на работу, перевод … Наименование № и дата документа … число Мес.
Документы, статьи ТК, подтверждение, подпись, печать – все это необходимо фиксировать в трудовой при заполнении и исправлении. Срок внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу Когда идет заполнение рабочей книжки руководителем, то ему необходимо опираться на основополагающие документы:
- Трудовой кодекс России}
- Постановление о трудовых}
- Постановление об Инструкции.
Соответственно, Правила и Инструкции, указанные в законодательстве, – это опора при оформлении книжек. Если учесть, что по закону рабочая книжка ведется на всех сотрудников, которые работают в компании больше пяти дней, то оформление должно происходить, исходя из данного срока.
Из этого следует, что для заполнения трудовой работодателю отводится семь дней со дня поступления сотрудника на работу.
Инфо
А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя. Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения. Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, генеральных директоров и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.
Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.
Заполнение трудовой книжки - образец заполнения: Первые записи в ТК: особенности внесения Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования.
Если трудовая книжка сотруднику заводится впервые, то работодателю необходимо оформить новую трудовую книжку не позднее недельного срока со дня приема (п.8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Подробнее о работе с трудовой книжкой читайте здесь: Таким образом, если работодатель не внес запись в трудовую книжку сотрудника до истечения пятидневного срока, а сотрудник решил уволиться, проработав менее этого срока, то со стороны работодателя это не будет являться нарушением. Если же запись о приеме внесена в трудовую до решения сотрудника уволиться из организации, то это также не является нарушением, так как п.10 Правил гласит, что в трудовую книжку вносятся все записи о работе и увольнении, в таком случае следует внести следующую запись — об увольнении сотрудника.
В ТК не вносятся сведения:
- о больничных;
- о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
- о трудовых отпусках и командировках.
Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу. В этом случае используется определённый алгоритм внесения записи после прохождения испытательного срока на основании соответствующего приказа. Какой ручкой заполнять трудовую книжку? При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок.
Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная. Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать.