☰

Анализ штатного расписания online никитин н в. Что такое штатное расписание организации? Порядок принятия ШР

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Должность - это перечень задач для некой позиции в организационной структуре. И в этом определении ясно видно, что для самого возникновения понятия должность необходимо существование структуры организации. Должность - составляющая механизма организации.
В небольшой компании - все люди на виду, возможны прямые коммуникации в любом направлении и, как следствие, есть ясность в том, куда и зачем движется команда.

Если Вы слышите в своей организации такие разговоры: «Я не знаю, чего от меня ждут», «ко мне не справедливо относятся», «не вижу, куда и для чего мне развиваться», то, скорее всего, в Вашей организации не описаны четко должности людей и Вам есть смысл прочесть эту статью.

Должность - составляющая механизма организации

При увеличении количества работников начинают происходить сбои коммуникаций, появляется возможность «делегировать свои обязанности» и возникает необходимость в четком структурировании команды и работ, описании ролей.

Вместе с бурным развитием организаций происходит глобальное изменение в характере работ. Работа, выполняемая людьми, все больше перестает быть механической. И все труднее описать рамки должностных обязанностей, особенно для высококвалифицированных работников и управляющего звена. Понятие «роль» больше соответствует современным реалиям. Человек в роли может быть более гибким и легче ориентироваться в своих обязанностях и полномочиях, принимать ответственность на себя.

Конечно, «хорошо было бы» учесть весь мировой опыт построения успешных организаций и спроектировать структуру нового предприятия с самого начала, учитывая миссию и цели будущей структуры. Но на практике, мы приходим к этому в тот момент, когда предприятие уже функционирует и часто успешно, но возникают сложности в управлении.

На многих предприятиях существуют должностные инструкции и положения про отделы, причем существуют они отдельно от процесса производства. Написанные когда-то и кем-то они покоятся каждая на своем месте, и мало находится смельчаков задуматься и переосмыслить их значение.

Вполне естественно, что спустя некоторое время позиция претерпевает существенные изменения. Поэтому, когда организация проводит ревизию, соответствующие руководители должны предпринять шаги и пересмотреть ту или иную должность в свете новых обстоятельств. В этом лежат истоки должностного анализа.

Что такое и для чего нужен анализ должностей?

Должностной анализ - это процесс сбора и анализа информации о должностных позициях в целях выделения свойственных им параметров (задачи и задания, ответственность, стандарты выполнения и т.д.).

В украинской практике этот инструмент пока еще не нашел достойного применения. Многие руководители задают себе вопрос: что даст проведение этого сложного, требующего больших ресурсов процесса должностного анализа?

Результатом анализа является обновление должностных инструкций (ДИ) или их создание.

Поведение анализа должностей и создание качественных ДИ дает такие преимущества:

Если при анализе работы линейного руководителя Вы обнаруживаете, что он выполняет множество рутинной работы (составление отчетов, ведение табеля присутствия на работе и др.), но не выполняет своих прямых обязанностей стратегическое(планирование работы одела, повышение эффективности работы сотрудников , мотивация и т.д.), При этом руководитель совершенно правомерно задает вопрос - кто это буде т делать, если не я? То, вероятно, есть необходимость изменить должностные инструкции сотрудников или ввести новую должность (например «заместитель начальника отдела»).

Для руководителей :

    Прояснение «настоящей ситуации» на предприятии и определение направлений повышения эффективности и интенсификации труда работников предприятия, в некоторых случаях вплоть до изменения структуры предприятия (особенно актуально для быстрорастущих организаций).

    Возможность ранжирования работ, установление иерархии должностей и определение рангов оплаты.

    Выработка критериев для подбора персонала на свободные и освобождающиеся позиции. Анализ работ может оказаться весьма полезным и конструктивным для комплексного подбора кадров.

    Возможность проведения оценки соответствия персонала и создание программ развития сотрудников в направлении достижения целей организации.

    Процедура ознакомления с ДИ при приеме на работу позволяет избежать недоразумений и является правовой основой при разрешении трудовых споров.

    Проведенные анализ, а затем оценка персонала позволяют составить комплексную программу обучения персонала.

Для персонала:

    Определение зон ответственности и четкость границ обязанностей.

    Направления развития и обучения для достижения желаемых позиций.

    Возможность требовать пересмотра заработной платы или уровня должности в случае регулярного выполнения работ, выходящих за рамки должностных обязанностей.

    Возможность планирования и согласования собственных целей с целями организации.

Подготовка к должностному анализу .

При подготовке к анализу можно выделять

следующие критерии рабочей позиции:

    Непосредственный руководитель (подчинение)

    Взаимоотношение с другими должностями (отделами)

    Цель должности (работы)

    Основные обязанности (зоны ответственности, ключевые задачи) - содержание работы.

    Полномочия и доступные ресурсы, использование техники (механизмов, оборудования, инструментов).

    Стандарты выполнения работы.

    Требования к работнику: уровень квалификации, образование, доп. навыки.

Проведение анализа - это процесс, к которому необходимо хорошо подготовиться, определиться - зачем вы проводите анализ, какие должности необходимо подвергнуть процедуре, что должно стать результатом анализа и т.д.

Чтобы ДИ была максимально полной и гармоничной, можно использовать модель Логических Уровней (Р. Дилтс, 1997 г.).

Вопросы, на которые нужно ответить:

    Какова миссия данной должности? Какова цель (причина) существования данной позиции?

    Какое место в иерархии должностей у этой позиции?

    Какие зоны ответственности у работника на этой должности?

    Какие убеждения (ценности) будут необходимы работнику на этой должности?

    Какие требования предъявляются к опыту и квалификации для качественного выполнения работ?

    Каковы требования к личности работника?

    Каковы ключевые задачи должности? Каковы стандарты выполнения работы?

    Какие полномочия распоряжаться ресурсами (в т.ч. финансовыми), проводить найм персонала, увольнение (отстранение от должности) сотрудников?

    Какой бюджет, сколько подчиненных, каково оборудование? С кем коммуницирует данная должность?

    Какие конечные результаты ожидаются от работника на данной позиции?

Логический Уровень.

Характерный вопрос.

Фокус внимания.

Миссия Духовность

Зачем?
Ради чего?

Взгляд в будущее.

Личностное своеобразие.

Кто Я?

Понимание своей роли.

Ценности. Убеждения.

Почему?

Разрешение,
мотивация.

Способности

КАК?

Направление.
Стратегия. План.

Поведение.

ЧТО?

Действие.
Реакция.

Окружение.

Где? Когда? С кем? Сколько?

Контекст

При проведении анализа работ необходимо помнить, что сотрудники, которые занимают подлежащие анализу должности, не являются объектом исследования (оценка персонала будет правомерна после проведения анализа должностей).

Рутинные позиции начального уровня лучше всего описывать, делая акцент на выполняемых задачах, в то время как позиция управленца требует акцента на достижении определенных результатов.

Исходя из критериев и списка должностей, которые подлежат анализу, выбирается метод проведения анализа.

Методы проведения должностного анализа.

    Структурированное интервью.

В рамках этого метода наибольшую ценность имеют собеседования с занимающими эту должность работниками. С ними можно беседовать по отдельности, а можно провести собеседование («мозговой штурм») с группой. Интервью с начальником или подчиненными даст дополнительную информацию.

Плюсы : наиболее адекватный анализ высококвалифицированного труда. Метод наиболее гибкий и легко изменяем для анализа разных позиций.

Минусы : для проведения и анализа интервью потребуется большое количество времени и мастерство проведения интервью. Возможно искажение информации интервьюируемым как вследствие неправильного понимания и различия толкований терминов, так и при прямой фальсификации.

    Анкетирование, опросные листы, шкалы.

Анкеты могут быть как стандартными, так и разработанными внутри организации. Адекватность метода зависит от тщательности разработки анкет. Наиболее применимый способ для позиций, на которых работает много людей.

Плюсы: экономия времени и средств, особенно, если надо получить информацию от большого количества людей.

Минусы: необходимость разработать анкету, удовлетворяющую целям анализа. Если вопросы в анкете будут составлены некорректно, двусмысленно, размыто - то результаты анкетирования будут некачественными. В случае большого количества анализируемых параметров - сложность в обработке анкет.

Для избегания подобных ошибок можно провести тестовое анкетирование на выбранном участке производства, а затем, после корректировки анкеты, проводить обширное исследование.

    Метод наблюдений (фотография рабочего дня).

Обычно используется для рутинного цикличного труда. Представляет собой процесс занесения информации о выполнении работы в специальные бланки. Другим способом наблюдения является фиксация на кинопленку с записью комментариев. Может использоваться вместе с другими способами анализа.

Плюсы: часто характеризуется как лучший (самый точный) метод сбора информации, особенно в сочетании с индивидуальными собеседованиями.

Минусы: требует аналогичную квалификацию наблюдателя. Занимает много времени. Этот метод не может быть использован для интеллектуального и творческого труда.

    Самонаблюдение.

Самоанализ своей работы и подготовка ее описания.

Плюсы: самая быстрая и экономичная форма анализа работ.

Минусы: требуется очень четкое описание задачи, иногда обучение людей.

Создание должностных инструкций

ДИ появляются в результате анализа работ. Из массы разнообразных сведений (анкет, описаний, конспектов) должны появиться четкие, реальные, понятные инструкции. Они представляют собой основную информацию о работе. При этом ДИ не должна описывать подробности и нюансы. Ее цель - прояснить, какой вклад ожидается от работника . Должностная инструкция - это правовой акт, поэтому ДИ должна быть согласована с законами (юристом на предприятии). ДИ утверждается директором, и существенные изменения в нее могут быть внесены только приказом директора. При оформлении на работу сотрудник знакомится со своей ДИ и расписывается о своем согласии с ней. На основе ДИ составляется трудовой контракт, проводится оценка деятельности персонала, установление класса или разряда работника.

Должностная инструкция может в себя включать

    Миссию должности

    Определение работы

    Описание рабочих функций

    Отношения подчинения и коммуникации

    Обязанности и ответственность

    Условия и организация труда, график работы.

    Требования к работнику (квалификация, опыт, личностные качества)

Создание точных немногословных и при этом понятных инструкций - задача не из легких.

Кроме мастерского владения «канцелярским языком», проводящему анализ человеку понадобится ряд навыков:

    навык ведения интервью;

    быстрого создания отношений с интервьюируемым;

    способность выделять главное, отсекая не нужное (не влияющее на достижение целей должности) и уделяя внимание деталям;

    аналитические способности;

    тактичность и дипломатия.

Сейчас на Украине есть достаточное количество консультационных организаций, которые обладают вышеперечисленными навыками и могут помочь вам в этом нелегком труде. Привлекая специалиста со стороны, вы также получаете возможность увидеть свое предприятие глазами стороннего «незаангажированного» наблюдателя. Минусом такого решения будет тот факт, что приглашенному специалисту понадобится время и усилия для того, что бы узнать организацию, увидеть все связи внутри ее и составить представление о типах позиций, которые необходимо вовлечь в анализ.


Должностная позиция: руководитель отдела по работе с персоналом

Дата анализа: январь 2004

Местоположение : молочный завод

Подчинение : Генеральному директору завода

Функциональное подчинение : Директору по персоналу головного офиса компании

Другие должностные взаимоотношения:

    Начальники производственных отделов

    Руководство завода

    Руководители цехов и отделов

    Местный центр занятости

Непосредственные подчиненные:

    Администратор отдела по работе с персоналом

    Служащий, руководитель отдела безопасности

    Менеджер по обучению персонала завода

Миссия:

О беспечивать руководство персоналом в подразделениях согласно корпоративной кадровой политике, создавать и поддерживать доверительную, дружескую атмосферу предприятия, способствующую качественному выполнению работы сотрудниками завода.

Основные обязанности:

    Обеспечивать эффективность найма: осуществлять подбор кадров необходимого количества и качества в соответствии с перечнем вакансий руководителей отделов

    Консультировать линейных менеджеров по вопросам трудового законодательства и взаимоотношений с персоналом.

    Планировать и проводить регулярные совещания с представителями персонала компаний

    Проводить систематические инспекции безопасности на территории завода и сообщать результаты таких проверок руководителям отделов.

    Проводить регулярную оценку персонала и на ее основе представлять программы обучения для новых кадров, руководителей и других сотрудников.

    Консультировать руководителей отделов по вопросам развития управленческих навыков.

Отведенные полномочия:

    Может использовать корпоративные финансовые ресурсы в рамках согласованного бюджета для найма и обучения персонала.

    Может осуществлять найм персонала для своего отдела в пределах бюджетных ограничений.

    Может определять размер индивидуальной оплаты/ставок труда для персонала своего отдела в оговоренных рамках.

    Может лишить персонал выплат в случае доказанных серьезных правонарушений.

Доступные ресурсы:

    Транспортные средства безопасности.

    Служебный автомобиль.

Необходимая квалификация:

Стаж работы руководителем персонала или линейного отдела производственного завода не менее 3-х лет. Знание нормативно-правовой базы Украины. Знание производства. Дополнительное психологическое образование желательно.


Знание - информация, которую необходимо знать при выполнении работы.

Навык - как применять эти знания на практике.

Компетенция - применение этого навыка таким образом, что работа может быть выполнена по определенному стандарту. При разработке компетенций в нее включают ряд утверждений, описывающих то, насколько хорошо должна быть выполнена работа.

Например , можно использовать знания об использовании Miсrosoft Word и навыки работы с клавиатурой для того, что бы набрать документ за определенное время и без ошибок по заданному стандарту. В таком случае мы говорим о компетенции работы с документами для секретаря.

Модель компетенций.

В последнее время HRы компаний, все чаще говорят о необходимости иметь модели компетенций (МК) для сотрудников своего предприятия. Как связаны модель компетенций и должностная инструкция?

МК часто используются как составляющая описания работы, для определения того, что ожидается от работника.

МК представляет собой список компетенций, относящихся к определенной работе, и становится основным помощником в определении людьми не только того, ЧТО от них ожидается, но и того, КАК им следует действовать.

Обычно такая модель может содержать в себе:

    Ключевые компетенции - это те компетенции, которые поддерживают провозглашенную миссию и ценности. Они применимы к любой должности в организации. Определяя ключевые компетенции, организация четко дает понять, какие аспекты она ценит в людях.

    Общие компетенции - это такие компетенции, которые имеют универсальное определение и применяются к некоторым должностям (например, стратегическое мышление, лидерство).

    Специальные компетенции - это компетенции, которые применяются к определенным должностям (например, определенные технические компетенции).

МК позволяет еще легче и конкретнее проводить оценку персонала, выявлять потребности в обучении, планировать карьеру и многое другое. Наиболее простой способ использования МК заключается в самооценке человека по компетенциям, требуемым для его работы. Оценивая себя, сотрудники могут определить те области работы, в которых им следует стать лучше. В этом им может помочь линейный менеджер или наставник. Успешно овладев необходимыми компетенциями, требуемыми на данной позиции, сотрудник может самостоятельно развивать в себе компетенции для роста.

В заключение хочу еще раз процитировать гениального менеджера Ли Якокка:

«Все производственные операции можно описать тремя словами: люди, продукты, прибыль. На первом месте стоят ЛЮДИ. Если у вас нет надежной команды, то из остальных факторов мало что удастся сделать.»

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

    Роль штатного расписания в обосновании расходования денежных средств. Унифицированная форма Т-3: понятие, правила заполнения. Месячный фонд заработной платы. Внесение изменений в штатное расписание. Структура и штатная численность АКБ "Инфо-банк".

    контрольная работа , добавлен 12.10.2012

    Штат и штатное расписание. Составление, оформление документов и организация работы с ними. Эффективное использование трудовых и материальных ресурсов. Порядок составления штатного расписания учреждениями здравоохранения. Изменения в штатном расписании.

    реферат , добавлен 22.10.2012

    Расчет потребного числа обслуживающего персонала гостиничного комплекса "Киевская Русь", составление штатного расписания и органиграммы. Организационная структура гостиничного комплекса, утверждение штатного расписания. Образцы оформления документов.

    контрольная работа , добавлен 25.03.2010

    Основные этапы планирования численности персонала производственного предприятия. Особенности планирования потребности в кадрах в ООО "Сакартвело". Линейная структура управления ресторана. Планируемое штатное расписание. Анализ экономических показателей.

    курсовая работа , добавлен 16.06.2014

    Штатное расписание работников предприятия. Составление разделов "Оплата труда" и "Премирование работников" коллективного договора. Рабочее время и время отдыха, оплата труда. Охрана труда и социальная защита работников. Аттестация рабочего места.

    контрольная работа , добавлен 12.10.2010

    Формирование организационной структуры и штатного расписания. Детская мода: общее понятие и особенности. Гигиенические и эстетические требования к производству одежды для детей. Расчет и определение потребности в источниках дополнительного финансирования.

    контрольная работа , добавлен 21.04.2013

    Общая характеристика и направления деятельности ООО "Мебель", определение и оценка его рынка. Штатное расписание и производственная структура данного предприятия, определение его целей, миссии и стратегии развития. Определение требований к персоналу.

    контрольная работа , добавлен 19.10.2010

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИКАЗ

Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия

Зарегистрировано в реестре нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия: Номер государственной регистрации: N 032013255 от 5 июля 2013 года

В соответствии с распоряжением Правительства Республики Бурятия от 03.04.2013 N 200-р и в целях совершенствования механизмов оценки эффективности расходования средств республиканского бюджета Республики Бурятия государственными учреждениями Республика Бурятия п р и к а з ы в а е м:

1. Утвердить Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников в государственных (муниципальных) учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета, (далее - Методические рекомендации) согласно приложению.

Полученные результаты учитывать при проведении оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений, осуществляемой в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 20 ноября 2009 г. N 434 "О порядке оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений" ;

В срок до 15.08.2013 г. установить пороговые значения предельной штатной численности и структуры штатного расписания для каждого подведомственного учреждения.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр экономики

Республики Бурятия

Т.Г. Думнова

Министр финансов

Республики Бурятия

И.Ю.Шутенков

Консультант сектора

кадрово-правовой

и специальной работы

Ч.Д-С. Нимаев

ПРИЛОЖЕНИЕ. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по оптимизации штатной численности работников в государственных учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу
Министерства экономики
Республики Бурятия и
Министерства финансов
Республики Бурятия
от 27.06.2013 N 45/149

1. Общие положения

1. Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников государственных учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета (далее - Методические рекомендации) предназначены для формирования исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия единого подхода при оптимизации структуры и штатных расписаний подведомственных государственных учреждений Республики Бурятия (далее - учреждения), обеспечения возможности проведения главными распорядителями бюджетных средств мониторинга эффективности использования трудовых ресурсов в подведомственных учреждениях.

2. При проведении оптимизации штатной численности необходимо руководствоваться действующим трудовым законодательством, а также другими нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

3. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется в целях повышения эффективности внутреннего управления в учреждении, исключения избыточных, дублирующих функций работников учреждений, повышения эффективности труда работников учреждений, а также повышения эффективности расходов на оплату труда.

4. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется путем проведения структурного и количественного анализа штатных расписаний учреждений с последующим принятием органом исполнительной власти организационных решений о целесообразности сокращения или сохранения отдельных штатных единиц или структурных подразделений.

5. Анализ штатных расписаний учреждений проводится на основе принципа соответствия специфике и принципа оптимального соотношения.

1.6. Принцип соответствия специфике заключается в том, что структура штатного расписания должна соответствовать мощности и отраслевой специфике учреждения.

1.7. Принцип оптимального соотношения означает, что для эффективного построения штатного расписания необходимо определить оптимальное для группы однородных учреждений взаимное соотношение численности управленческого и прочего персонала, численности работников подразделений, выполняющих основные и вспомогательные функции, а также соотношение общего объема трудовых ресурсов с мощностью учреждения.

2. Проведение анализа штатных расписаний учреждений

2.1. Проведение анализа штатных расписаний осуществляется на основании полученных от учреждений утвержденных штатных расписаний, действующих в соответствующем периоде, в формате Excel.

2.2. Для проведения анализа полученных данных учреждения группируются по сфере деятельности, по однородным признакам, соответствующим группировке государственных услуг и специфике деятельности учреждения, независимо от ведомственного подчинения.

В сфере образования рекомендуется выделять следующие группы: учреждения общего образования (в отдельную группу выделяются школы-интернаты для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, коррекционные школы-интернаты объединяются в две группы 1-5 видов и 6-8 видов), учреждения дополнительного образования, учреждения среднего профессионального образования.

В сфере социальной защиты и обслуживания рекомендуется выделять следующие группы: дома-интернаты для престарелых и инвалидов (специальные дома-интернаты выделяются в отдельную группу), психоневрологические интернаты, реабилитационные центры, комплексные центры социального обслуживания населения.

В случае если учреждение осуществляет различные виды деятельности и не может быть отнесено только к одной группе, его одновременно относят к нескольким соответствующим группам. В случае если учреждение имеет филиал, в целях анализа штатного расписания, рекомендуется рассматривать штатное расписание филиала отдельно от штатного расписания учреждения.

2.3. После распределения учреждений по группам проводится анализ количества учреждений, отнесенных к той или иной группе. Если в группе оказывается одно учреждение - оно признается нетиповым и не подлежащим унификации в силу уникальности их деятельности и/или особой значимости для региона. Анализ штатного расписания нетипового учреждения рекомендуется проводить экспертным путем. Если в группе оказывается более одного учреждения – такие учреждения признаются типовыми и подлежат анализу в общем порядке.

2.4. Независимо от существующей в учреждениях структуры штатного расписания, перед проведением анализа осуществляется перегруппировка штатного состава. Выделяются три основные категории персонала: административно-управленческий персонал, основной персонал, вспомогательный персонал, которые в свою очередь группируются по функциональным категориям персонала.

2.4.1. К административно-управленческому персоналу относятся:

Руководство (директор, главный врач, их заместители);

Административное обслуживание (инженеры по технике безопасности, секретари, делопроизводители, программисты, операторы персональных компьютеров и т.п.);

Бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение (главный бухгалтер, его заместители, бухгалтеры, экономисты, кассиры, инспекторы и специалисты по кадрам, юристы и т.п.);

2.4.2. К основному персоналу относятся штатные единицы, в основные обязанности которых входит осуществление деятельности, непосредственно связанное с предоставлением услуг, закрепленных за учреждением в государственном задании. Если учреждение, в процессе типизации было отнесено к нескольким типовым группам, его штатная структура в части основного персонала разбивается на несколько соответствующих частей.

2.4.3. К вспомогательному персоналу относятся специалисты, осуществляющие:

Материальное обеспечение (заведующий складом, снабженцы, кастелянши, кладовщики, сестры-хозяйки и т.п.);

Хозяйственное обслуживание зданий и территорий (завхоз, рабочие по обслуживанию зданий, подсобные рабочие, слесари, электрики, уборщики, сторожа, дворники, кочегары и т.п.);

Транспортное обеспечение (начальник гаража, водители, автослесари);

Дополнительное обслуживание получателей услуг (библиотекари за исключением библиотек и архивов, парикмахеры, швеи, машинисты по стирке белья, банщики, гладильщицы, сапожники и т.п.);

Организация питания (повара, кондитеры, кухонные работники, мойщики посуды, буфетчицы и т.п.);

Обслуживание работников учреждения.

2.5. В целях приведения штатных расписаний к единой структуре проводится инвентаризация и упорядочивание штатных ставок.

При наличии в штатном расписании учреждений одного типа различных наименований должностей с одинаковыми функциональными обязанностями, подобные должности приводятся к единому наименованию.

Получившаяся в результате инвентаризации и упорядочивания номенклатура штатных должностей должна соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих и Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

2.6. Для проведения оценки количественного состава штатной численности учреждений используются следующие коэффициенты:

Коэффициент нормы управляемости;

Коэффициент основного обеспечения;

Коэффициент административного обеспечения;

Коэффициент технического обеспечения.

2.6.1. Коэффициент нормы управляемости рассчитывается по следующей формуле:

Купр = (Робщ-Ррук)/Ррук,

где Робщ - общее количество штатных ставок единиц в штатном расписании,

Ррук - количество штатных ставок единиц руководящих должностей. Коэффициент нормы управляемости отражает количество работников, приходящихся на одного руководителя, и может рассчитываться как в целом по учреждению, так и отдельно для каждого подразделения. При расчете в целом по учреждению суммируются все штатные ставки, занятые руководителями любого уровня, в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих.

Целевое значение коэффициента нормы управляемости устанавливается в зависимости от вида деятельности учреждения или группы типовых учреждений, уровня стандартизации и автоматизации задач, выполняемых работниками учреждения.

2.6.2. Коэффициент основного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Косн = М/Росн,

где М - количественный показатель, характеризующий мощность учреждения,

Росн - количество штатных ставок основного персонала. Показатель мощности устанавливается для каждого типа учреждения в соответствии с таблицей N 1

Таблица N 1. Показатель мощности учреждения

Тип учреждения

Показатель мощности

Учреждения общего образования

Количество учащихся

Учреждения дополнительного образования

Количество учащихся

Учреждения начального профессионального образования

Количество учащихся

Учреждения среднего профессионального образования

Количество учащихся

Учреждения больничного типа

Количество койко-дней

Учреждения амбулаторно-поликлинического типа

Количество прикрепленного населения

Дом ребенка

Количество коек

Дома-интернаты для престарелых и инвалидов

Количество коек

Психоневрологические интернаты

Количество коек

Реабилитационные центры

Количество коек

Комплексные центры социального обслуживания населения

Численность населения

Количество зрительных мест

Библиотеки

Пропускная способность, посетителей

Центры народного творчества

Количество посетителей

Сопоставление полученных значений коэффициентов основного обеспечения проводится по группам учреждений каждого типа. Целевое значение коэффициента основного обеспечения устанавливается в соответствии с нормами, установленными нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

2.6.3. Коэффициент административного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Кадм = (Робщ-Радм)/Радм,

где Робщ - общее количество штатных ставок в штатном расписании, Радм - количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит руководство учреждением, административное, бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение.

Коэффициент административного обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника административно-управленческой категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента административного обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения административными ресурсами, собственными силами учреждения или передача части административных функций на аутсорсинг.

2.6.4. Коэффициент технического обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Ктехн = (Робщ-Ртехн)/Ртехн, где Робщ - общее количество штатных ставок в штатном расписании, Ртехн - количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит техническое, транспортное сопровождение, обеспечение безопасности, организация питания, дополнительное обеспечение получателей услуг.

Коэффициент технического обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника вспомогательной категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента технического обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения техническими ресурсами, собственными силами учреждения или передача части функций на аутсорсинг.

3. Принятие решения о необходимости оптимизации штатной численности.

3.1. Решение о необходимости оптимизации штатной численности конкретного учреждения или оптимизации штатной численности группы учреждений принимается учредителем на основании полученных в ходе проведения анализа данных. В случае, если все рассчитанные значения по учреждению отклоняются не более чем на 10% от установленных пороговых значений, принимается решение о том, что штатная численность не требует оптимизации.

При отклонении одного или двух коэффициентов от 10% до 20% от установленных пороговых значений руководителю учреждения рекомендуется предоставить учредителю анализ причин отклонения показателя и разработать мероприятия по его устранению.

При отклонении свыше двух коэффициентов более чем на 20% от установленных пороговых значений учредителем принимается решение о необходимости проведения оптимизации штатного расписания.

Таблица N 2. Матрица принятия решений по результатам анализа штатной численности учреждения

Количество коэффициентов

Отклонение

Штатная численность не требует оптимизации

Не более двух

от 10% до 20%

Свыше двух

Штатная численность требует оптимизации

3.2. Основными способами оптимизации являются:

Сокращение избыточных штатных ставок;

Использование внутреннего совмещения штатных ставок;

Вывод части функционала административных и вспомогательных подразделений на аутсорсинг.

3.3. При проведении оптимизации необходимо руководствоваться нормами штатной численности, установленными для учреждений отдельных отраслей социальной сферы.

3.4. В процессе проведения оптимизации для каждого учреждения определяется наиболее оптимальная штатная численность и структура штатного расписания, способная обеспечить выполнение учреждением поставленных перед ним задач.

3.5. При проведении оптимизации штатной численности путем сокращении отдельных штатных ставок необходимо учитывать нормы трудового законодательства, предусматривающие социальные гарантии работникам, увольняемым по сокращению.

3.6. На внешнее обслуживание (аутсорсинг) рекомендуется передавать функции подразделений учреждения, осуществляющих непрофильную деятельность, только после проведения оценки экономической эффективности такой передачи.

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА

Название документа:
Номер документа: 45/149
Вид документа: Приказ Министерства финансов Республики Бурятия

Приказ Минэкономики Республики Бурятия

Принявший орган: Министерство финансов Республики Бурятия

Минэкономики Республики Бурятия
Статус: Действующий
Опубликован: ДОКУМЕНТ ОПУБЛИКОВАН НЕ БЫЛ N от 19.07.2013
Дата принятия: 27 июня 2013
Дата редакции: 27 июня 2013


Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

  • структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
  • список всех вакансий с указанием количественного значения;
  • указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.


Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

  • образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
  • обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
  • сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
  • показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
  • срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.