Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.
СЕКРЕТАРЬ - это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Международная ассоциация секретарей
Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов
Но профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:
машинистки;
секретаря-машинистки;
секретаря руководителя;
секретаря-стенографистки;
администратора;
ученый секретарь.
Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.
Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.
Секретарь в коммерческой организации
В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.
Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.
Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.
Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.
В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.
Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.
К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.
В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т.д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.
Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.
Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.
Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5-8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).
В последние годы в условиях новых экономических и социальных реалий стали формироваться интегрированные требования к секретарям. Фактически многие работодатели начинают предъявлять к работникам требования международных профессиональных стандартов. Основой профессиональных стандартов в Европе и США является стандарт ИСО-9000 - на нем базируются системы управления качеством, в центре которых стоит сертифицированный работник.
Каждая квалификационная характеристика, включенная в справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.
В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней
Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями как секретарь на телефоне‚ секретарь-reception‚ секретарь офиса‚ секретарь-референт‚ секретарь делопроизводитель‚ офис-менеджер‚ секретарь переводчик‚ помощник руководителя‚ руководитель секретариата.
Правовое регулирование деятельности секретаря осуществляется с помощью должностной инструкции. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.
Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.
Должностная инструкция секретаря имеет определенную форму. При этом при ее разработке работодателю следует опираться на положение о структурном подразделении организации. Должностная инструкция и положение о структурном подразделении являются взаимосвязанными документами, которые дополняют друг друга. Эта взаимосвязь прослеживается в том, что обязанности каждого секретаря вытекают из задач и функций самого структурного подразделения организации.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:
1) "Общие положения";
2) "Функции";
3) "Должностные обязанности";
4) "Права";
5) "Ответственность".
Необходимо также отметить‚ что эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.
Также важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.
Из статьи вы узнаете:
Под собирательным термином «секретарь» может пониматься секретарь руководителя или иного должностного лица, секретарь-делопроизводитель, секретарь судебного заседания, секретарь общего собрания акционеров или участников общества и иные виды технических специалистов.
Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь . Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя. В зависимости от размера юридического лица может быть создана целая служба секретарей. Кроме того, функционал данного специалиста может распространяться как на всю компанию в целом, так и быть «прикрепленным» к конкретному руководителю (единоличному исполнительному органу или руководителю структурного подразделения – управления, отдела, филиала, представительства и т.д.).
Конкретное наименование должности отражается в штатном расписании компании. В зависимости от вышеуказанных моментов выстраиваются и должностные функции. Закрепляется функционал секретаря в должностной инструкции. Почему важно подробно и максимально полно формулировать должностные обязанности секретаря? Для того чтобы сотрудник на данной должности понимал весь спектр своих трудовых обязанностей, чтобы избежать недопонимания между работодателем и работником, снизить риски трудовых споров. Иногда возникает вопрос, должен ли этот специалист обеспечивать наличие в организации канцтоваров, предметов бытовой химии и иных необходимых для функционирования любой компании вещей.
Ответ здесь очевиден – надо заглянуть в должностную инструкцию, где и указаны должностные обязанности секретаря .
Разумеется, функционал специалистов с разным наименованием должностей будет разным.
Должностные обязанности секретаря руководителя
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, имеется описание должности «секретарь руководителя». При формировании раздела про обязанности описание функционала, данного в справочнике, можно взять за основу. Так, если обобщить, то должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к следующим:
принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты;
подготовка документов, необходимых для работы руководителя, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники;
отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение;
проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
подготовка заседаний и совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний;
организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив.
Таким образом, базовые должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к организационно-техническому обеспечению его работы.
Если к перечисленным базовым обязанностям добавляются иные, исходя из специфики конкретного юридического лица, то они должны быть также зафиксированы в действующей должностной инструкции.
Читайте также:
- Важные личностные и профессиональные качества секретаря
Подчиняется такой работник непосредственно руководителю. Для успешного выполнения функционала, как базового, так и дополнительного, данный специалист должен обладать определенными навыками и знаниями. Например, обязательными являются знания:
организационной структуры компании
организации делопроизводства и порядка документооборота
правил работы с офисной техникой и средствами связи
прикладного программного обеспечения
деловой этики и навыков делового общения
правила охраны труда, основы трудового законодательства и иные навыки и компетенции.
Грамотный, образованный, тактичный, собранный и компетентный секретарь – находка для руководителя. Такие специалисты не только существенно облегчают организацию работы непосредственного начальника, но и выстраивают документооборот, необходимый всей компании в целом. А зачастую секретарь является «лицом» организации, хранителем ее традиций, незаменимым помощником для всех сотрудников.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Такой специалист не «прикрепляется» к конкретному руководителю, а выполняет функции, необходимые для всей компании в целом. Как правило, его работа сводится к ведению документооборота организации. Обобщенно должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут выглядеть так:
- регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии;
- обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих;
- ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры;
- составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем;
- работа с почтовыми и курьерскими службами;
- работа по изготовлению копий, сшивок, архивных описей, подготовка справок и сводок и иные функции.
Такой набор трудовых функций может содержать не только должность секретарь-делопроизводитель, но и секретарь-референт, делопроизводитель, личный помощник, архивариус, специалист по работе с документацией и др. Должностная инструкция конкретного сотрудника конкретного предприятия может содержать и иные обязанности, которые в любом случае должны быть отражены в должностной инструкции.
Описывая должностные обязанности секретаря делопроизводителя, можно за основу взять функции, описанные в Квалификационном справочнике по должностям секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка. Хотя в чистом виде такие должности уже не актуальны по причине развития компьютерных технологий и офисного оборудования. А некоторые обязанности секретаря в настоящее время возможно выполнять даже удаленно, без постоянного присутствия в офисе.
Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.
Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.
Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:
- Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
- Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
- Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.
Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.
- Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
- Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
- В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
- Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
- Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.
История профессии секретарь
Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.
Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.
С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.
Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.
Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.
Плюсы и минусы
Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:
- возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
- отсутствие физической нагрузки;
- комфортные условия работы в теплом помещении;
- полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
- всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.
Недостатки:
- необходимость постоянно находится на виду у начальника;
- требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
- однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
- в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
- ненормированный график работы.
Требования к профессии секретарь
Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:
- располагать средним или высшим образованием;
- владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
- знать основы делопроизводства;
- иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
- знать стандартные офисные процедуры;
- при необходимости владеть английским языком.
Обязанности секретаря
Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:
- просматривал корреспонденцию;
- сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
- отвечал на телефонные звонки;
- обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
- общался с клиентами;
- контролировал выполнение различных задач.
В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:
- организовать прием или совещание;
- распланировать рабочее время руководителя;
- приобрести канцтовары и прочие вещи;
- заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
- вести протокол собрания;
- подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.
Секретарь обязан заниматься делопроизводством.
Ответственность секретаря
В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.
В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.
Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.
Полномочия секретаря
Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.
Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.
Он имеет право:
- запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
- требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
- решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.
Особенности профессии
Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.
Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.
Профессиональные навыки и умения секретаря
Для работы секретарём важно:
- быть на «ты» с персональным компьютером;
- обладать культурой общения;
- уметь найти подход к посетителям;
- проявлять аккуратность и пунктуальность.
Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.
Личные качества секретаря
Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:
- коммуникабельностью и ответственностью,
- пунктуальностью и организованностью,
- терпимостью и стрессоустойчивостью.
Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.
После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.
Карьера
Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.
Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.
Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.
Где работать секретарю
В секретарях нуждаются:
- различные организации и фирмы;
- суды, адвокаты и нотариусы.
Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.
Сколько зарабатывает секретарь
Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.
Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.
Образование
При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.
Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.
Александр Юрьевич
Директор кадрового агентства
То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квалификационной характеристике.
Квалификационная характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.
Должностные обязанности (секретарь должен уметь) Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения), помогать планировать рабочий день руководителя. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. Организовывать поездки и командировки руководителя. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие его эффективной работе. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, быстро печатать по указанию руководителя различные материалы. Вести документационную работу, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо для подготовки ответа. Вести информационное обслуживание руководителя и сотрудников (устное, документное, составлять обзоры печати, предоставлять копии интересных статей). Следить за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организовать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Создавать и пользоваться базами данных (в том числе информацией Интернета).
Секретарь должен знать: деятельность фирмы и должностные обязанности и компетенции сотрудников; положения и инструкции по документационному обеспечению; машинопись; работу на персональном компьютере, современные компьютерные редакторы (Word, Excel и др.); правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила эксплуатации офисной оргтехники (факсов, мини-АТС, ксероксов, диктофонов, магнитофонов); правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила внутреннего трудового распорядка; основы научной организации секретарского труда; психологию людей и законы эффективной коммуникации; служебный этикет; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; иностранный язык клиентов и партнеров; Трудовой кодекс РФ.
Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции.
Должностная инструкция – главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря, определяющий его права, положение в организации, характер работы. Секретарь опирается на этот документ в своих взаимоотношениях с сотрудниками. Что в должностной инструкции записано, то и спросится, какие права в ней даны, те секретарь и имеет.
Должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации (или фирме) секретарь (секретарь-референт) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов и т. д. У каждого секретаря всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, которые выполняют все секретари. Кроме того, особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря (секретаря-референта).
Однако, как и к любой должностной инструкции, к ней предъявляются общие требования. Прежде всего она имеет уже устоявшуюся унифицированную структуру текста, а именно разделы:
1) общие положения;
2) функции;
3) должностные обязанности;
5) ответственность;
6) взаимоотношения;
7) связи по должности.
Может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».
Раздел «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В крупных организациях, имеющих службу ДОУ, секретарь имеет двойную подчиненность – непосредственно своему руководителю и начальнику службы ДОУ. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя (в крупной организации – по представлению начальника службы ДОУ). В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе.
В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря (секретаря-референта), например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами. Документирование в свою очередь включает составление по заданию руководителя проектов писем (писем-приглашений, писем-напоминаний и др.), телеграмм и т. д.; печатание на компьютере документов руководителя; проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю (визы, наличие и правильность оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта и т. п.); снятие и заверение копий с документов и т. д. Работа с документами включает получение входящих документов (указываются часы, например: в 09 и в 16 ч), прием факсов и электронной почты (в течение дня); первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству; предварительный просмотр документов (если это доверено секретарю); регистрацию документов по установленным в организации правилам; доклад документов руководителю и т. д.
Раздел «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.
Именно этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря (секретаря-референта) большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.
Раздел «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает.
В последние годы в должностной инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.
Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).
Необязательным разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря. Это может выглядеть следующим образом.
ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) прийти на работу за 10 минут до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день;
2) подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела;
3) получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя;
4) телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю;
5) по остальным документам подготовить варианты возможных ответов или резолюций, распределить по исполнителям;
6) просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д.; даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре;
7) оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы;
8) доложить руководителю о полученной корреспонденции;
9) уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день;
10) передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ:
1) сбор и подготовка для подписи исполненных документов;
2) доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы;
3) обработать и отправить исходящие документы;
4) наметить мероприятия на следующий день.
В течение всего рабочего дня ведутся:
а) работа с посетителями, телефонные переговоры;
б) подшивка исполненных документов в дела;
в) выполнение работ на компьютере;
г) организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ:
1) просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий;
2) если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами;
3) привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование.
Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.
СОВЕТ. Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать.
Подводя итоги: следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.
Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции – левой, но когда отсутствует секретарь – директор и вовсе без рук.
Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
- Основы трудового и административного законодательства.
- Общие нормы этики и делового этикета.
- Основы делопроизводства.
- Техника безопасности.
- Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
- Охрана труда.
- Требования к ведению деловой переписки.
Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
- Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
- Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
- Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.